Support à distance

Pourquoi ai-je des rendez-vous en doublon ?

Accès nécessaire : Au moins un accès en Gestion des RDV, des absences et des ouvertures  (vérifier mes droits)

 

 

Cas 1 :  Deux ouvertures en parallèle. 

1. Cliquez sur le bouton Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda.

Doublon1.png

 

2. Si deux plages apparaissent l’une à côté de l’autre, alors deux rendez-vous peuvent être posés simultanément.

2019-03-19_15_48_17-Films_et_TV.png

 

3. Choisissez Modifier sur la plage en doublon, cliquez sur le bouton Supprimer en haut à droite.

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4. S'il s'agit d'une ouverture récurrente, cliquez sur l'option Supprimer le ... et les ouvertures suivantes (1) (ce choix permettra de conserver un historique du paramétrage antérieur à cette date) puis Valider (2).

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Cas 2 : Un rendez-vous posé manuellement sur un créneau déjà pris.

Une personne ayant un compte utilisateur professionnel Doctolib et ayant accès à votre agenda peut "forcer" le système, c'est-à-dire qu'elle peut poser un rendez-vous sur le même créneau en cliquant à côté du premier rendez-vous.

1. Ouvrez le rendez-vous en doublon et cliquez sur Historique des actions (1), vous verrez alors qui a posé le rendez-vous dans la partie Utilisateur (2).

Nous vous conseillons de refaire un point avec cette personne sur l'utilisation du bouton prochains rendez-vous qui permet d'éviter les rendez-vous en doublons.

 

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2. Contactez le patient dont le rendez-vous est en surbooking afin de déplacer ou annuler son rendez-vous.

NB : Si vous avez un télé-secrétariat, vous pouvez demander aux secrétaires de recontacter le patient.

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Cas 3 : Plusieurs agendas sélectionnés.

1. Sur la colonne de gauche, en dessous du calendrier vous pouvez visualiser la liste de vos agendas.

Plusieurs agendas peuvent être sélectionnés en même temps et leur affichage sera superposé si vous n'avez pas choisi l'option Séparation des agendas en vue semaine dans les paramètres d'affichage (Retrouvez plus d'informations sur l'activation de cette option avec l'article Gérer l'affichage de l'agenda). 

Ainsi deux rendez-vous peuvent sembler être l'un à côté de l'autre mais être en réalité sur deux agendas différents.

2017_05_23_16_18_26_Program_Manager.png

 

2. Désélectionnez tour à tour les agendas afin d'identifier si les rendez-vous posés aux mêmes horaires sont bien sur le même agenda.

Vous pouvez également activer l'option Séparation des agendas en vue semaine depuis les paramètres d'affichage pour ne pas avoir de superposition des agendas (Retrouvez plus d'informations sur l'activation de cette option avec l'article Gérer l'affichage de l'agenda).

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Cas 4 : Consultations en groupe

Si plusieurs rendez-vous apparaissent à la même heure, il peut y avoir un paramétrage permettant une consultation en groupe.

1. Cliquez sur le bouton Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda.

Doublon1.png

 

2. Choisissez Modifier sur la plage concernée :

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3. Les motifs réalisables en groupe sont suivis de ce symbole 2019-03-08_11_32_32-2019-02-28_10_45_43-Doctolib_pour_les_praticiens_-_Paint.png.

Dans notre exemple, le motif Première séance de balnéothérapie permet d'avoir 8 patients de 13h à 13h15.2019-03-20_15_55_54-Doctolib_pour_les_praticiens.png

 

4. Si vous ne souhaitez pas conserver ce paramétrage, cliquez sur le bouton Supprimer en haut à droite.

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5. S'il s'agit d'une ouverture récurrente, cliquez sur l'option Supprimer le ... et les ouvertures suivantes (1) (ce choix permettra de conserver un historique du paramétrage antérieur à cette date) puis Valider (2).

2019-03-19_15_49_23-Doctolib_pour_les_praticiens.png

 

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Pour aller plus loin sur les consultations en groupe, consultez cet Article.

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