Accès nécessaire : Au moins Gestion RDV uniquement (vérifier mes droits)
- Cas 1 : Envoyer un mail aux patients depuis la fenêtre de rendez-vous
- Cas 2 : Rappeler au patient de prendre rendez-vous
- Cas 3 : Envoyer un SMS pour prévenir d'un retard
Attention : seuls les patients dont l'adresse email est renseignée peuvent recevoir un email de votre part.
Pour envoyer un email à un patient directement depuis la pop-in de rendez-vous :
1. Cliquez sur le rendez-vous du patient.
2. Cliquez directement sur l'adresse email présente dans les informations du patient en haut à droite de la fenêtre de rendez-vous.
3. Si vous n'avez jamais configuré votre boîte email sur votre ordinateur PC. Le message ci-dessous apparaîtra. Sélectionnez l'option souhaitée.
Vous pouvez facilement inviter un patient à reprendre rendez-vous avec vous dans les 1 à 60 mois.
Attention : seuls les patients dont l'adresse email est renseignée peuvent recevoir cette invitation.
Dans certains cas les rappels ne sont pas envoyés :
- si un nouveau rendez-vous est pris moins d'1 mois avant la date prévue d'envoi de rappel ;
- Si vous déplacez le rendez-vous concerné par la demande de rappel.
1. Cliquez sur le rendez-vous concerné.
2. Cliquez sur l'action à droite Rappeler le prochain RDV. Si vous ne voyez pas ce bouton, c'est que le patient n'a pas d'adresse email.
3. La fenêtre de paramétrage du rappel s'affiche alors. Par défaut, l’échéance du prochain rappel est définie à 6 mois. Si vous souhaitez choisir un autre délais, cliquez sur cette valeur (1) afin d'afficher le menu déroulant (2) qui vous permettra de choisir une échéance entre 1 et 60 mois.
Validez ensuite en cliquant sur Proposer un RDV (3).
4. A la date du rappel, le patient reçoit un email l'invitant à reprendre un rendez-vous :
Le Dr Xxx Xxx vous invite à planifier un nouveau rendez-vous
Bonjour,
Cela fait 12 mois que vous n'avez pas consulté le Dr Xxx Xxx. Le praticien vous invite à planifier un nouveau rendez-vous.
Si vous le souhaitez, vous pouvez contacter le praticien au 01 01 01 01 01 ou prendre un rendez-vous directement sur doctolib.fr
5. Le rendez-vous du patient comporte une notification sur le bouton Rappeler prochain RDV (1) afin d'indiquer qu'un rappel est programmé . Vous pouvez à tout moment annuler ce rappel en cliquant sur Rappeler le prochain RDV (1) puis sur Supprimer le rappel (2).
En cas de retard, vous pouvez prévenir les patients et leur indiquer de combien de temps leur rendez-vous sera retardé.
Attention : Cette fonctionnalité n'est disponible que la veille du rendez-vous et au maximum 2 heures après l'heure dite du rendez-vous. De plus, vous ne pouvez prévenir que les patients dont le numéro de portable est renseigné dans le rendez-vous.
1. Cliquez sur le rendez-vous concerné.
2. Depuis le rendez-vous du patient, cliquez sur l'action Prévenir d'un retard dans le menu de droite.
3. Cliquez sur le menu déroulant (1) et choisissez le nombre de minutes de retard (de 10 à 120 minutes) (2). Une fois le retard renseigné, cliquez sur Prévenir du retard (3).
4. Une notification apparaît en haut de la fiche vous confirmant l’exécution de l'action.
5. Voici le contenu du SMS de retard :
Votre RDV avec le Dr Xxx du
jeudi 16 juin à 16:15 est
retardé de 20 min. Numéro du
cabinet : 01 XX XX XX XX
Répétez l'opération pour le rendez-vous suivant si besoin. Un seul SMS de retard peut être envoyé par rendez-vous.
Bon à savoir
- Accéder aux historiques de l'agenda
- Créer une plage d'ouverture exceptionnelle ou modifier les horaires d'ouverture pour proposer de nouvelles disponibilités à des patients ne pouvant attendre ;
- Déplacer un rendez-vous et gérer le statut d'un rendez-vous pour un patient ne pouvant honorer le rendez-vous suite au retard pris ;
- Donner des consignes pour les secrétaires Doctolib afin de gérer les patients suite à l'annonce d'un retard.