Patientenmitteilungen an Patient:innen senden (via Patientenmanagement)

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Über den Reiter Patientenmitteilungen in Ihrem Patientenmanagement können Sie standardisierte E-Mail-Vorlagen an eine bestimmte Gruppe Patient:innen versenden.

Wichtig

Die über das Patientenmanagement verschickten Mitteilungen sind keine kommerziellen Mitteilungen und dürfen demnach auch nicht zu Marketingzwecken verschickt werden. Doctolib weist seine Nutzer:innen darauf hin, dass die missbräuchliche oder illegale Nutzung seiner Dienste verboten ist.

Welche E-Mail Vorlagen stehen mir zur Verfügung?

Ihnen stehen verschiedene Vorlagen aus 3 übergreifenden Kategorien zur Verfügung, die Sie an Ihre Patient:innen versenden können. Sie können hierbei wählen folgenden Kategorien und deren spezifischen Mitteilungen:

  • Prävention:
    • Informieren Sie Ihre Patient:innen über anstehende Impf-Kampagnen zur Prävention von Infektionen und Krankheiten. Sie können die Art der Kampagne wählen (aktuell verfügbar: Grippe-Impfung und Covid-19-Impfung)
  • Info:
    • Informieren Sie Ihre Patient:innen, über Änderungen bezüglich Ihrer Praxis oder Ihrer Erreichbarkeit. So halten Sie Ihre Patient:innen über geänderte Öffnungszeiten oder anstehende Umzüge Laufenden, wie auch über Abwesenheiten. Zudem können Sie Ihre Patient:innen einladen, Sie für kleinere Anfragen direkt via Patientenanfragen zu kontaktieren
  • Willkommensmail:
    • Ihre Patient:innen werden über die Möglichkeit informiert, Termine online via Doctolib zu vereinbaren. Schritt-für-Schritt wird den Patient:innen erklärt, wie die Terminbuchung über Ihr Doctolib-Profil funktioniert. Weitere Informationen und Optionen zum Senden einer Willkommens-E-Mail finden Sie in diesem Artikel

Hinweise

  • Die Vorlage zur Online-Terminbuchung kann lediglich 1x je Patientenbasis versandt werden (zzgl. einer Erinnerungs-Mail). Wir empfehlen daher sich mit allen Nutzern abzustimmen, die mit dieser Patientenbasis arbeiten
  • Wählt man eine einzelne Gesundheitsfachkraft und Kalender in einer Praxis bzw. bei Einzelpraxen, gibt es zusätzlich die Möglichkeit, eine Vertretung und ergänzende Informationen (über ein Freitextfeld) hinzuzufügen.

  • Die Vorlage für Impfkampagnen kann nur von Allgemeinmediziner:innen/Hausärzt:innen und Kinderärzt:innen verwendet werden
  • Die textlichen Inhalte der Vorlagen sind, bis auf notwendige variable Angaben (zum Beispiel: Start- und Enddatum oder einzelne Freifelder), nicht individuell anpassbar
Wie kann ich eine Patientenmitteilung senden?

Die Mitteilungen über die Patientenmitteilungen werden über Ihr Patientenmanagement versandt.

  1. Öffnen Sie das Patientenmanagement, links in der blauen Navigationsspalte Ihres Terminkalenders
  2. Wählen Sie oben die Sektion Patientenmitteilungen
  3. Sie sehen nun bereits versandte Mitteilungen, mit einigen Informationen, wie bspw. den prozentualen Anteil der Patienten:innen, an die die Mitteilung erfolgreich zugestellt wurde
  4. Klicken Sie oben links auf communication_envelope.png E-Mail erstellen, um eine Vorlage auszuwählen und eine neue Mitteilung zu versenden
  5. Es öffnet sich ein großes Bildschirmpanel mit 3 wesentlichen Spalten
    1. Definieren des Absenders und der Zielgruppen
    2. Definieren des Inhalts durch Auswählen der Kategorie und E-Mailvorlage
    3. Ein Vorschaufenster, mit Live-Anpassungen gemäß Ihrer vorgenommenen Änderungen in der mittleren Spalte
  6. Passen Sie in der ersten Spalte den Absender und die Zielgruppe der Vorlage an, wie zum Beispiel
    1. Die Absenderinformation der Mail
    2. Die Patientenbasis (sofern Sie auf mind. 2 Patientenbasen Zugriff haben)
    3. Den entsprechenden Terminkalender (siehe folgender Abschnitt zum Setzen von Filtern)
    4. Parameter und Details für die kontaktierten Patient:innen
  7. Wählen Sie mittig die entsprechende Kategorie sowie Vorlage für Ihre Information oder Kampagne
    1. toggle-on.pngAktivieren Sie ggf. die Felder, zu denen Sie Information zur Vorlage hinzufügen wollen
    2. Geben Sie die Informationen für diese Felder, zum Beispiel die exakten Abwesenheitsdaten oder Ihre Vertretung
    3. Kontrollieren Sie rechts die bestehende Vorlage, bezüglich der eingegebenen Änderungen
  8. Sie müssen die Vorlage und den Entwurf nicht sofort senden. Die können den Entwurf:
      1. Über das times.png Kreuz rechts oben wieder schließen und den Versand abbrechen
      2. Sich selbst als eine Vorschau der Mail senden
  9. Um die Mail zu senden, klicken Sie auf E-Mail versenden, bestätigen Sie im folgenden Pop-Up Fenster, den Versand der Mail an die genannte Anzahl Patienten

 

Welche Filter und Absenderinformationen kann ich festlegen?
Für einige Vorlagen haben Sie Möglichkeit, bestimmte Filter zu setzen, um eine spezifische Patientengruppe festzulegen, die die Mitteilung erhalten soll. Dies hängt auch von Ihrer gewählten Absenderinformation ab.

Hinweis

Wenn Sie einen Terminkalender-Filter setzen, werden nur solche Patient:innen kontaktiert, die innerhalb dieses Terminkalenders bereits einen Termin hatten oder einen vereinbarten Termin bevorstehend haben.

Beispiel: In Ihrer Patientenbasis befinden sich 800 Patient:innen, und Sie arbeiten mit 3 Terminkalendern. Sie wählen Terminkalender A aus und 250 Patient:innen, für die in diesem Terminkalender anstehende oder vergangene Termine haben, werden kontaktiert.

Es gibt verschiedene Szenarien und Parameter, die bestimmen, welche Filteroptionen Ihnen letztendlich zur Verfügung stehen.

Auswahl der Versandinformationen sowie des Terminkalenders

  • Einzige Ärzt:in innerhalb einer Organisation
    • Sie müssen keine Absenderinformation hinterlegen
    • Sie können aber Patient:innen über den Terminkalender filtern
  • Gibt es mehrere Ärzt:innen innerhalb einer Organisation (und auch eines Praxisprofils), die sich eine Patientenbasis teilen, muss eine Absenderinformation ausgewählt werden
    • Wählen Sie die gesamte Organisation als Absender:in: Es kann kein spezifischer Terminkalender ausgewählt werden
    • Wählen Sie eine bestimmte Ärzt:in als Absender:in: Sie müssen ebenfalls einen Terminkalender auswählen
  • Gibt es mehrere Ärzt:innen innerhalb einer Organisation (aber nicht auf dem Praxisprofil), muss eine Absender:in ausgewählt werden
    • Absender kann lediglich eine Ärzt:in sein, aber nicht die Organisation
    • Ein Terminkalender muss ausgewählt werden
Eine Vorschaumail an mich selbst senden

Die Mitteilungen über die Patientenmitteilungen werden über Ihr Patientenmanagement versandt.

Hinweis

Die Vorschaumail wird an die Mailadresse versandt, die Ihrem Doctolib-Konto zugeordnet ist.

  1. Öffnen Sie das Patientenmanagement, links in der blauen Navigationsspalte Ihres Terminkalenders
  2. Wählen Sie oben die Sektion Patientenmitteilungen
  3. Klicken Sie oben links auf communication_envelope.png Eine E-Mail erstellen, um eine Vorlage auszuwählen und eine neue Mitteilung zu versenden
  4. Wählen Sie Absender, Zielgruppe, sowie die Vorlage aus und passen Sie Details der Vorlage wie gewünscht an
  5. Sie können nun über die Schaltfläche rechts unten eine eine Vorschau der Mail an sich selbst senden

HC

 

Überblick über versandten Patientenmitteilungen
  1. Öffnen Sie das Patientenmanagement, links in der blauen Navigationsspalte Ihres Terminkalenders
  2. Wählen Sie oben die Sektion Patientenmitteilungen
  3. Sie sehen nun bereits versandte Mitteilungen, mit Informationen zu:
    1. dem Erstellungsdatum der Mitteilung
    2. der Art der Patientenmitteilungen
    3. der gewählten Patientengruppe
    4. den prozentualen Anteil erfolgreich zugestellter Mails (entspricht der Anzahl an Patient:innen mit einer hinterlegten E-Mail Adresse)
    5. dem Status der Patientenmitteilungen

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Wer darf Patientenmitteilungen senden?

Eine Ärzt:in, muss zum Senden einer Patientenmitteilung die folgenden Parameter erfüllen:

  • Admin einer Organisation
  • Inhaber:in eines/mehrerer entsprechenden Terminkalender
  • volles Zugriffsrecht auf die Terminkalender

Sonstige Mitarbeiter:innen einer Praxis müssen folgende Parameter erfüllen:

  • volles Zugriffsrecht auf die Terminkalender

 

Datenschutzhinweise

Im Rahmen eines bestehenden Behandlervertrages mit Ihren Patient:innen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Patient:innen über Ihre Dienstleistungen und über Neuerungen in Ihrer Praxis, wie z.B. die Einführung der Online-Terminbuchung, per E-Mail zu informieren.

Rechtsgrundlage für Ihre Verwendung der E-Mailadresse Ihrer Patient:innen zur Versendung von Informationen über Ihre Dienstleistungen ist Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO, das sog. berechtigte Interesse, da das Interesse der Grundfreiheiten Ihrer Patient:innen nicht deren Interesse an einer Information über die Dienstleistungen Ihrer Praxis überwiegt. Diese Rechtsgrundlage ist einschlägig, wenn im Rahmen einer bestehenden vertraglichen Beziehung über identische oder ähnliche Dienstleistungen kommuniziert wird. Eine gesonderte Einwilligung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Doctolib wird als Auftragsverarbeiter für die Versendung eingesetzt (Art. 28 DSGVO). Die E-Mail stellt daher keinerlei Werbung von Doctolib an Ihre Patient:innen dar, sondern Doctolib dient lediglich als technisches Mittel, um Ihren Patient:innen die Mitteilung zu senden.

Die Patient:innen haben direkt in den E-Mail-Vorlagen die Möglichkeit, den Erhalt von zukünftigen Mitteilungen abzubestellen, indem sie auf den Abmeldelink klicken. 

Die E-Mail-Adressen von Patient:innen, die Ihnen gegenüber bereits in der Vergangenheit mitgeteilt haben, dass Sie keine Mitteilungen per E-Mail von Ihnen wünschen, können Sie selbst aus der Verteilerliste entfernen.

 

 

 

 

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