Aufbewahrungsdauer von terminbezogenen Daten festlegen

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Um die geltenden Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen (gemäß GDPR der Europäischen Union) zu erfüllen, sollen die administrativen Daten zu den Terminen nach einem empfohlenen Zeitraum von 5 Jahren nicht mehr verfügbar sein. Doctolib bietet Ihnen die Möglichkeit, die Aufbewahrungsfrist für diese Daten in Ihrem Konto selbstständig festzulegen.

Wichtig

Dies bedeutet für Sie: Informationen über vergangene Termine Ihrer Patienten, die länger als der ausgewählte Zeitraum zurückliegen, werden gelöscht. Diese Löschung wirkt sich sowohl auf die Terminkalender Ihrer Organisation, als auch auf das jeweilige Patientenkonto aus.

Bitte beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist von den Administratoren Ihrer Organisation bis zum 31. Juli 2022 festgelegt werden kann. Danach kann sie nur noch durch Doctolib-Mitarbeiter geändert werden.

Wann wird die Löschung der Daten wirksam?
  • Beginnend ab dem 01. August 2022 werden alle terminbezogenen Daten, die älter als der gewählte Zeitraum sind, schrittweise gelöscht und sind nicht mehr sichtbar

  • Wird keine individuelle Auswahl des Zeitraums definiert, gilt ab dem 01. August 2022 automatisch die empfohlene Dauer von 5 Jahren

Welche administrativen Daten werden gelöscht?

Zu den administrativen Termindaten, die gelöscht werden, gehören:

  • der Besuchsgrund
  • das Datum des Termins
  • die Uhrzeit des Termins
  • der Patientenname
  • die Patientendaten für diesen Termin
  • der überweisende Arzt
  • Notizen

Somit alles, was Sie im Terminkalender sehen, wenn Sie die Terminkarte öffnen oder den Cursor Ihrer Maus auf einem Termin platzieren.

Was ist bei der Festlegung der Aufbewahrungsdauer zu beachten?

Die Anpassung der Aufbewahrungsdauer wirkt sich auf Ihre gesamte Organisation und auch auf die jeweiligen Patientenkonten aus. Im Folgenden finden Sie einige Aspekte, die Sie bei der Festlegung der Aufbewahrungsfrist beachten sollten:

  • Mindestdauer: 1 Jahr
  • Höchstdauer: 20 Jahre
  • Empfohlene Aufbewahrungsdauer: 5 Jahre (Standardeinstellung, wenn keine andere Auswahl getroffen wird)
    • dies folgt der Empfehlung der GDPR, der Europäischen Union

 

Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer <5 Jahre wählen:

  • Unentschuldigt versäumte Termine, die gelöscht werden, verringern den Zähler dieser Termine des jeweiligen Patienten. Das bedeutet, dass Patienten, die häufig Termine versäumen, gegebenenfalls nicht mehr als solche gewertet werden
  • Für Patienten ist es wichtig, einen Zugang zu ihrer Terminhistorie zu haben. Eine kurze Aufbewahrungsdauer verringert die Möglichkeit der Patienten, die vollständige Historie der erfolgten Behandlungen einzusehen
  • Für Patienten, die regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen (bspw. alle 2-3 Jahre) wahrnehmen, erschwert eine kurze Aufbewahrungsdauer, ältere Termine in ihrer Terminhistorie einsehen und ihren nächsten Termin angemessen planen zu können

Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer >5 Jahre wählen:

  • Die Wahl eines längeren Zeitraums beeinträchtigt gegebenenfalls die Sicherheit der Daten, da im unwahrscheinlichen Falle eines Datenlecks mehr Daten preisgegeben werden
  • Wenn Sie Ihre Aufbewahrungsdauer auf mehr als 10 Jahre verlängern wollen, sollten Sie die Gründe Ihrer Organisation, für die Notwendigkeit einer längeren Aufbewahrungsdauer, erfassen. Sie können bei einer behördlichen Kontrolle aufgefordert werden, Ihre Entscheidung zum Überschreiten einer 10-jährigen Frist zu begründen

Tipp

Um den für Sie am besten geeigneten Zeitraum zu bestimmen, empfehlen wir Ihnen, einige Parameter zu berücksichtigen:

  • den Turnus einiger Patienten für regelmäßige Besuche
  • die Häufigkeit unentschuldigt versäumter Termine
  • die Relevanz der Terminhistorie für langfristige Behandlungen
Wie kann ich meine Aufbewahrungsdauer anpassen?

Sie können die Aufbewahrungsdauer Ihrer Organisation in Ihrem Doctolib-Konto anpassen, wenn Sie von der empfohlenen 5-jährigen Dauer, die standardmäßig eingestellt ist, abweichen möchten.

Hinweis

  • Die Anpassung der Aufbewahrungsdauer kann nur von einem Administrator vorgenommen werden

  • Die Anpassungen werden für alle Terminkalender wirksam, die zu der Organisation gehören, daher empfehlen wir dringend Rücksprache mit allen betroffenen Mitarbeitern und Kollegen zu halten

  • Der gewählte Zeitraum kann später nicht mehr von Ihnen selbst geändert werden, auch nicht als Admin-Nutzer. Um den Zeitraum nachträglich erneut zu ändern, müssen Sie unseren Produkt-Support kontaktieren

  1. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Foto bzw. Namenskürzel und wählen Sie Einstellungen
  2. Klicken Sie auf die Kachel Weitere Einstellungen
  3. Wählen Sie links im Menü den Unterpunkt Patientendaten
  4. In der folgenden Ansicht klicken Sie rechts oben auf den Reiter Aufbewahrung
  5. Hier können Sie die Frist zur Aufbewahrung über das Drop-Down-Menü auswählen und anpassen
  6. Beachten Sie die Hinweise zur Datenspeicherung und klicken Sie auf Ändern
  7. Im folgenden Fenster erhalten Sie Information zur Wirksamkeit der Datenspeicherung und der Löschung, klicken Sie auf Dieses Ändern
  8. Zur finalen Bestätigung der Änderung geben Sie bitte aus Sicherheitsgründen Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Dieses Ändern

Tipp:

Über die Schaltfläche history.pngÄnderungsverlauf können Sie zuvor vorgenommene Änderungen an der Aufbewahrungsfrist nachvollziehen. Zusätzlich werden alle Admin-Nutzer Ihrer Organisation benachrichtigt, sobald der Zeitraum geändert wurde.

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Nach dem 1. August 2022:

Um die Aufbewahrungsdauer nachträglich zu ändern, wenden Sie sich bitte an den Doctolib-Produktsupport über das unten stehende Kontaktformular und beachten Sie bitte, dass Sie die folgenden Informationen in Ihrer Nachricht angeben:

  • Den Wunsch, eine andere als die standardmäßig vorgesehene 5-jährige Aufbewahrungsdauer für die Daten einzurichten
  • die neue Aufbewahrungsdauer für die Datenspeicherung
  • das Datum des Beginns dieser neuen Aufbewahrungsfrist
  • Bitte beachten Sie: Dieser Antrag kann nur von einem Admin-Benutzer gestellt werden.
Welche Möglichkeiten gibt es nachträglich auf die Daten zuzugreifen?

Doctolib bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten im Voraus zu exportieren, um sie zu speichern und aufzubewahren. Wir empfehlen dringend, Daten nur in Ausnahmefällen zu exportieren. Der Export von Daten aus dem System kann das Risiko eines unbefugten Zugriffs und die Angreifbarkeit der Daten erhöhen.

Wie funktioniert der Export?

Wie Sie die Daten der Patienten zum Archivieren exportieren können, erfahren Sie hier.

Wer kann die Daten exportieren?

Es ist nur Administratoren vorbehalten, einen solchen Export durchzuführen. Prüfen Sie daher bitte Ihre Zugangsrechte und setzen Sie sich ggf. mit dem Administrator Ihrer Terminkalender in Verbindung. Der Administrator des jeweiligen Terminkalenders muss persönlich (telefonisch oder per E-Mail an pro@doctolib.de) bei Doctolib eine Anfrage stellen, um die Daten exportieren zu können.

 

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