Stornierte und gelöschte Termine finden und nachvollziehen

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Doctolib unterstützt Sie dabei den Überblick über abgesagte Termine zu behalten, um so freie Ressourcen zu erkennen und entsprechend nutzen zu können. Sie können abgesagte oder gelöschte Termine auf verschiedene Arten einsehen und erhalten zudem zusätzliche Informationen, sofern die Absage online durch Patient:innen vorgenommen wurde.

Wichtig

Beachten Sie bitte die jeweilige Bezeichnung für abgesagte oder gelöschte Termine:

  • Abgesagt: Der Termin wurde entweder als entschuldigt abgesagt (nach Rücksprache mit den Patient:innen) oder als unentschuldigt (Patient:in ist nicht zum Termin erschienen) markiert, oder die Patient:in hat den Termin selbstständig im Online-Konto abgesagt. Der Termin bleibt ggf. im Terminkalender zum ursprünglichen Zeitpunkt ersichtlich
  • Gelöscht: Der Termin wurde durch Mitarbeiter:innen der Praxis gelöscht, ohne Rücksprache mit der Patient:in zu halten. Diese erhält in diesem Fall eine systemseitige Benachrichtigung. Der Termin verschwindet in diesem Fall aus dem Terminkalender

 

Abgesagte Termine in meinem Terminkalender erkennen

Die Darstellung von abgesagte Terminen in Ihrem Terminkalender, hilft Ihnen, auf den ersten Blick zu erkennen, wer die Absage des Termins initiiert hat und ob/welche Kommunikation mit den Patient:innen stattgefunden hat.

Farbcodes der nicht stattgefundenen Termine im Terminkalender

  • Rot durchgestrichen: Der Termin wurde als abwesend unentschuldigt markiert, da die Patient:in ohne eine Absprache nicht erschienen ist, zum vereinbarten Termin
  • Blau durchgestrichen: Der Termin wurde (kurzfristig) online von der Patient:in selber abgesagt. Zusätzlich ist der Termin mit einem entsprechenden calendar-times.png Symbol versehen, der die Absage verdeutlicht
    • Klicken Sie auf den Termin, um die Terminkarte zu öffnen. Hier finden Sie ggf. eine Information zum Grund der Absage durch Ihre Patient:innen

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Abgesagte Termine in der Terminhistorie der Patient:innen einsehen

Wird ein Termin durch Sie oder eine Mitarbeiter:in Ihrer Praxis abgesagt, bleibt dieser Termin in der Terminhistorie der Patient:in bestehen. Dies hilft Ihnen Auskunft zu geben, wenn sich die Patient:in wegen eines abgesagten Termins persönlich oder telefonisch erkundigt.

Farbcodes der nicht stattgefundenen Termine in der Patientenhistorie:

  • Termin schwarz durchgestrichen: Die Patient:in hat Ihnen mitgeteilt, den Termin nicht wahrnehmen zu können und dieser wurde daher von Mitarbeiter:innen Ihrer Praxis als abgesagt markiert
  • Termin blau durchgestrichen: Die Patient:in hat den Termin selbstständig online abgesagt
  • Termin rot durchgestrichen: Die Patient:in hat den Termin unentschuldigt versäumt
  • Termin ausgegraut dargestellt: Der Termin wurde seitens der Praxis gelöscht, ohne Rücksprache mit der Patient:in. Sie sehen eine Info darüber, welche Mitarbeiter:in den Termin gelöscht hat

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Abgesagte Termine im Terminkalender filtern

Sie können festlegen, ob Sie von Patient:innen online abgesagte Termine in Ihrem Terminkalender anzeigen wollen. Hierfür können Sie die Filteroption auf der linken Seite nutzen, um diese ggf. auszublenden und somit die verfügbaren Zeitslots zu sehen. Wenn ein abgesagter Termin nicht im Terminkalender zu finden ist, prüfen Sie daher immer:

  • ob ein entsprechender Statusfilter aktiv ist
  • ob in der Patientenhistorie ein gelöschter Termin zu finden ist

Der Statusfilter kann im linken Menü check-square.pngaktiviert oder deaktiviert werden, Sie können folgende Statusoptionen auswählen:

  • Abwesend entschuldigt
    • beinhaltet online abgesagte Termine sowie anderweitig mitgeteilte Terminabsagen, die von Mitarbeiter:innen Ihrer Praxis im Terminkalender markiert wurden
  • Abwesend unentschuldigt
    • beinhaltet Termine, zu denen Patient:innen ohne Information nicht erschienen sind, diese wurden von Mitarbeiter:innen Ihrer Praxis im Terminkalender entsprechend markiert

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Bitte Beachten Sie, dass Statusfilter für abgesagte Termine nicht in der mobilen Doctolib-Anwendung gefiltert werden können.

Angabe einer Begründung für die Absage durch Patient:innen

Warum haben wir diese Funktion implementiert?

Wenn Patient:innen einen Termin absagen möchten, muss ein Grund für die Absage angeben werden. Ziel ist es, nicht eingehaltene Termine, (heißt: Termine, zu denen Patient:innen ohne vorherige Absage nicht oder zu spät erscheinen), so weit wie möglich einzuschränken und so Verzögerungen in Ihrem Praxisalltag zu verhindern.

Patient:innen können persönliche Nachrichten hinterlassen: Was dürfen diese enthalten und was nicht? 

Der Zweck dieses Textfelds besteht darin, Patient:innen die Möglichkeit zu geben, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen, in der ausführlicher erklärt wird, warum der Termin abgesagt werden musste. Ihre Patient:innen werden aufgeklärt, gewisse Informationen nicht zu erwähnen:

  • Informationen über den Gesundheitszustand der Patient:innen oder der Angehörigen
  • Beleidigende sowie verleumderische Kommentare oder sonstige rechtswidrige Inhalte
  • Patientenanfragen wie eine Erneuerung eines Rezepts, eine Frage zu einem Befund, usw.
  • Bitten um einen Notfallkontakt bei kritischer körperlicher oder geistiger Verfassung

Bitte beachten Sie, dass weder Doctolib noch Sie als Arzt für den Missbrauch dieser Funktion haftbar gemacht werden können.

 

Von Mitarbeiter:innen gelöschte Termine finden

Von Mitarbeiter:innen gelöschte Termine sind im Terminkalender nicht mehr nachvollziehbar, auch nicht über einen Filter. Neben der Terminhistorie der einzelnen Patient:innen, gibt es noch eine zweite Möglichkeit gelöschte Termine nachzuvollziehen:

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen oder Ihr Foto
  2. Klicken Sie im Menü auf history.png Änderungshistorie des Terminkalenders
  3. Hier können Sie Aktionen einsehen, die von Mitarbeiter:innen Ihrer Organisation in einem bestimmten Terminkalender vorgenommen wurden
  4. Wählen Sie über die Drop-Down Menüs oben
    1. die gewünschte Nutzer:in
    2. den gewünschten Terminkalender
  5. In der Liste der erfolgten Aktionen können Sie zudem die Art der Aktion filtern
  6. Wählen Sie hier calendar-times.pngNach abgesagten Terminen filtern

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