Patientennachrichten: Empfang von Anfragen & Kategorien aktivieren/deaktivieren

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Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie die Funktion Patientennachrichten aktivieren/deaktivieren können. Patientennachrichten bieten Ihren Patient:innen die Möglichkeit, kleinere Anfragen schriftlich zu übermitteln, ohne dazu in Ihrer Praxis vorstellig zu werden oder anzurufen. Der große Vorteil der Anfragen liegt in der Flexibilität, da Anfrage und Beantwortungen unabhängig von Besuchen oder Sprechzeiten sind.

Wichtige Informationen zur Verfügbarkeit der Funktion

 

Den Empfang sowie die Anfragekategorien meiner Patientennachrichten einrichten

Sie können selbst entscheiden, ob Sie Ihren Patient:innen ermöglichen wollen, Sie für kleinere Anfragen schriftlich zu kontaktieren. Die Kontaktaufnahme erfolgt für Patient:innen über Ihr Arzt- oder Praxenprofil auf Doctolib. Zusätzlich können Sie bestimmen, welche Patientengruppe sie kontaktieren darf und zu welchen Themen.

Voraussetzungen zur Nutzung und Zugriff auf Patientennachrichten

Um von dieser Funktion profitieren zu können, gibt es einige Voraussetzungen, die für die Aktivierung und den Zugriff auf Nachrichtenprofile entscheidend sind.


Voraussetzungen für Gesundheitsfachkräfte, die einen eigenen Terminkalender besitzen:

  • Sie haben ein sichtbares, freigeschaltetes Online-Profil
  • Sie besitzen einen eigenen Terminkalender mit einer oder mehreren Patientenbasen
    • Wenn Sie mehrere Patientenbasen besitzen, können Sie dem Nachrichtenprofil lediglich eine davon zuweisen
    • Wenn Sie Terminkalender besitzen, aber selber keine Bearbeitungsrechte für diese haben, können Sie dennoch auf das entsprechende Nachrichtenprofil zugreifen

Informationen für Nutzer:innen ohne eigenen Terminkalender sowie ohne Bearbeitungsrechte für andere Terminkalender:

  • Wenn Nutzer:innen keinen eigenen Terminkalender besitzen und/oder keine Bearbeitungsrechte für weitere existierende Terminkalender haben, muss der Zugriff auf ein bestimmtes Nachrichtenprofil durch Admin-Nutzer:innen oder autorisierte Doctolib-Agenten gewährt werden

Lesen Sie den entsprechenden Artikel, um zu erfahren, wie Sie Zugriffsrechte auf Nachrichtenprofile in Ihrer Organisation verwalten und gewähren können.

Den Empfang von Patientennachrichten freigeben
Für Ärzt:innen-Profile Für Praxen oder MVZ Profile
  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen bzw. Ihr Profilbild und klicken auf  Einstellungen ( notwendige Nutzerrechte: mindestens Terminverwaltung und Patientennachrichten . Prüfen Sie die Nutzerrechte mithilfe dieses Artikels)
  2. Klicken Sie auf die Kachel Bildschirm_foto_2023-03-01_um_18.28.41.png   Patientennachrichten
  3. Im oberen Abschnitt finden Sie den Bereich Patientennachrichten
    • Um die Funktion zu aktivieren, schieben Sie den Name=angle-left.jpg Regler nach rechts (Regler ist vollständig eingefärbt)
    • Um die Funktion zu deaktivieren, schieben Sie den Name=angle-left.jpg  Regler nach links (Regler ist ausgegraut)
  4. Sie können nun festlegen, welche der Ärzt:innen aus Ihrer Organisation Patientennachrichten erhalten können. Die Funktion ist für alle Ärzt:innen/Therapeut:innen standardisiert aktiv
  5. Nutzen Sie den nebenstehenden Name=angle-left.jpg  Regler, um die Funktion für eine Person zu deaktivieren
    • Hinweis: Die Funktion kann nur für Ärzt:innen freigeschaltet werden, deren Profil online freigeschaltet ist
  6. Legen Sie zudem die gewünschten Anfragekategorien fest, wie im folgenden Abschnitt beschrieben
  7. Zum Bestätigen Ihrer Eingaben klicken Sie rechts unten auf Speichern

Deine Einstellungen wurden gespeichert. Sofern Sie die Funktion Patientennachrichten  aktiviert haben, können Sie Anfragen über den Abschnitt Name=message.png Patientennachrichten in Ihrem Doctolib Terminkalender finden und verwalten.

Warum ist der Regler zum Aktivieren ausgegraut und starr?

Wenn Sie den Schieberegler der Patientenanfragen für ein bestimmtes Nachrichtenprofil nicht aktivieren können, ist eine Voraussetzung nicht erfüllt (siehe erster Abschnitt "Voraussetzungen..."). Bitte prüfen Sie, ob der betreffende Ärzt:in bereits ein aktives Nachrichtenprofil mit Bezug zu einer anderen Patientenbasis hat.

Bildschirmfoto 2024-02-15 um 18.22.55.png

Beispielvideo: Anfragen für die gesamte Praxis zulassen, für einzelne Ärzt:innen aber deaktivieren.

Akzeptierte Anfragekategorien auswählen

Sie können auswählen, welche Anfragekategorien bzw. Anfragethemen Sie für Ihre Patient:innen per Patientennachricht zulassen möchten. Zusätzlich können Sie auch wählen, welche Patientengruppe generell die Funktion nutzen kann.

Ihnen stehen folgende Anfragekategorien zur Verfügung:

  • Überweisung
  • Befund
  • Gebühren und Rechnungen
  • Informationen vor Ihrem Termin
  • Aktuelles zu Ihrer Behandlung nach dem Termin
  • Hausbesuch
  • Sonstige Anfrage

Hinweis zur Kategorieauswahl

Sie können die Anfragekategorien sowohl auf Ebene Ihrer Einrichtung festlegen, als auch auf individueller Ebene, für die jeweiligen Ärzt:innen. Beachten Sie jedoch, dass individuell freigegebene Kategorien automatisch auch für die gesamte Einrichtung freigegeben werden.

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen bzw. Ihr Profilbild und klicken auf  Einstellungen ( notwendige Nutzerrechte: mindestens Terminverwaltung und Patientennachrichten . Prüfen Sie die Nutzerrechte mithilfe dieses Artikels)
  2. Klicken Sie auf die Kachel Name=clipboard-medical.png Patientennachrichten
  3. Im oberen Abschnitt finden Sie den Bereich Patientennachrichten , dieser muss Name=angle-left.jpg aktiviert sein
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Nachrichtenprofile Bearbeiten
  5. Rechts im Panel sehen Sie nun alle verfügbaren Anfragekategorien. Name=Square-check.png Aktivieren Sie diese, die sie akzeptieren möchten
    1. Optional: Sie können zudem spezifizieren, für welche Fachgebiete diese Auswahl gelten soll
  6. Klicken Sie zum Bestätigen der Eingabe auf Änderungen speichern
  7. Um die akzeptierten Kategorien für einzelne Ärzt:innen individuell anzupassen, klicken Sie im unteren Bereich rechts neben dem Namen auf pen-to-square.png Ändern
  8. Legen Sie hier ebenfalls die gewünschten Kategorien fest und klicken Sie auf Änderungen speichern

Beispielvideo: Zusätzliche Kategorien für die gesamte Praxis zulassen, für eine einzelne Ärztin aber einschränken.

Patientennachrichten auch für Neupatient:innen freigeben
Sie können festlegen, ob Sie die Nutzung der Patientennachricht nur für bestehende Patienten oder auch für neue Patienten zulassen möchten. Diese Einstellungen können von Admin-Benutzer:innen in den allgemeinen Einstellungen für Patientennachrichten  festgelegt werden.

Hinweis

  • Was bedeutet "Neuer Patient": Patient:innen, die noch nie einen Termin im Terminkalender einer Ärzt:in/Therapeut:in (über Doctolib) hatten und nicht Teil der Patientenbasis sind
  • Neu-Patient:innen müssen sich authentifizieren und eine Abfrage beantworten, bevor sie eine Patientennachricht  senden können
  • Der Empfang von Patientennachrichten von Neu-Patient:innen kann nur auf individueller Ebene, jedoch nicht für die gesamte Praxis definiert werden
  • Neu-Patient:innen werden in der Übersicht Ihrer Patientennachrichten mit einem speziellen new patient.png Symbol gekennzeichnet
  1. Klicken Sie auf Ihr Bild/Ihre Initialen oben rechts und wählen Sie Einstellungen
  2. Klicken Sie auf die Kachel Name=clipboard-medical.png  Patientennachrichten
  3. Scrollen Sie nach unten und suchen Sie die Ärzt:in/Therapeut:in, für die Einstellungen geändert werden sollen
  4. Klicken Sie auf pen-to-square.png Ändern auf der rechten Seite
  5. Definieren Sie im obersten Abschnitt den Empfang von Anfragen von
    1. Nur Bestandspatient:innen
    2. Bestands- sowie Neu-Patient:innen
  6. Klicken Sie unten rechts auf Änderungen speichern

 

 

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