Patientennachrichten: Meinen Posteingang verwalten (Filtern, Beantworten, Status-Änderungen)

  Der Inhalt dieses Artikels gilt nur für die kostenpflichtigen Versionen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Patientennachrichten Ihrer Patient:innen verwalten und beantworten. Mit dieser Funktion können Sie verschiedene Arten von Anfragen an einem gesammelten Ort kanalisieren, sodass Sie sie leichter finden und verwalten können.

Patient:innen können über ihr Konto auf Doctolib.de eine Anfrage an Sie senden, ohne dass ein persönliches Erscheinen in der Praxis oder ein Telefonat notwendig sind.

Wichtig

 

Allgemeine Informationen zu Patientennachrichten

Über den Menüpunkt Patienten-Nachrichten, können Sie folgende Funktionen nutzen:

Hinweise

  • Neue Patientennachrichten  sowie bestehende mit neuen Antworten, werden mit einem gelben Punkt vor der Nachricht markiert sowie einer blauen Anzeige links im Menü
  • Bereits bestehende Anfragen sind auch nach Deaktivierung der Funktion weiterhin sichtbar
  • Patientennachrichten von Neupatient:innen (sofern freigegeben), werden mit einem entsprechenden new patient.png Icon markiert

 

 

Meine Patientennachrichten filtern, verwalten und bearbeiten

Patientennachrichten suchen und einsehen

Gehen Sie wie folgt vor, um neue oder bestehende Patientennachrichten zu suchen oder zu finden.

  1. Klicken Sie links im blauen Menü auf PT-impayes-buble.png Patienten-Nachrichten (notwendige Nutzerrechte: mindestens Terminverwaltung und Nachrichten. Prüfen Sie die Nutzerrechte mithilfe dieses Artikels)
  2. Sie sehen nun sowohl neue als auch bestehende Anfragen. In dieser Ansicht können Sie bestimmte Filter setzen oder eine Suche durchführen:
    1. Patientensuche - geben Sie einen Namen ein, um nach Patient:innen zu suchen
    2. Sie können die bestehenden Anfragen nach deren Bearbeitungsstatus filtern. Diese können sich jeweils im Status Offen, In Bearbeitung, Wartet auf Antwort oder Bearbeitet befinden
    3. Sie können die Anfragen basierend auf der jeweiligen Kategorieart filtern:
      • Folgerezept
      • Sonstige Anfrage
      • Überweisung
      • Befund
  3. Im Zentrum des Bildschirms, finden Sie Ihre Anfragen mit den entsprechenden Details zur Anfrage:
    • Patient:in - die Angabe bezieht sich auf die Person, auf deren Gesundheit sich die Anfrage bezieht (Hierfür wird zusätzlich die Information Gesendet von angezeigt, falls sich die Anfrage zum Beispiel auf minderjährige Angehörige bezieht)
    • Datum
    • Kategorie
    • Vorschau - sehen Sie eine Vorschau der letzten Nachricht des Dialogs
    • Ärzt:in/Therapeut:in - es wird die betreffende Ärzt:in/Therapeut:in angezeigt oder der Name der Praxis. Zudem finden Sie eine Info darüber, wer die Anfrage erstellt hat
    • Kommentare - Ist ein interner Kommentar vorhanden, wird die Schaltfläche Bildschirm_foto_2023-03-02_um_17.22.02.png Kommentar angezeigt. Ist kein interner Kommentar vorhanden, können Sie via alert___info_note-sticky.png Kommentar hinzufügen einen internen Kommentar hinterlegen
    • Bearbeitungsstatus 
  4. Klicken Sie auf eine beliebige Anfrage, um alle Details zur Anfrage einzusehen

Hinweis zum Statusfilter

  • Filtern nach  Bearbeitet: Sie sehen sowohl abgeschlossene Anfragen, in denen eine Kommunikation mit Patient:innen stattfand, als auch Anfrage die Sie ohne weitere Kommunikation mit den Status Bearbeitet markiert haben. In beiden Fällen werden Patient:innen per E-Mail benachrichtigt, dass die Anfrage abschließend bearbeitet wurde.
  • Filtern nach  Wartet auf Antwort:  Sie sehen Anfragen bei denen eine Antwort seitens der Patient:innen aussteht. Ihre Patient:innen werden per E-Mail benachrichtigt, dass auf die Anfrage geantwortet wurde und Sie eine erneute Antwort erbitten.
  • Filtern nach In Bearbeitung: Sie sehen Anfragen, die bisher noch nicht bearbeitet, beantwortet oder kommentiert wurden.

Bildschirmfoto 2023-12-28 um 13.11.50.png

Information zur betreffenden Person, bei Erstellung durch Angehörige

Bildschirmfoto 2023-12-28 um 13.12.42.png

Patientennachrichten verwalten (Beantwortung, Statusänderung)
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre Patientennachrichten verwalten und bearbeiten können. Um eine oder mehrere Patientennachrichten gezielt zu bearbeiten, können Sie die Such- sowie die Filteroption oberhalb der Tabelle benutzen.
  1. Klicken Sie links im blauen Menü auf Name=message.png Patientennachrichten (notwendige Nutzerrechte: mindestens Terminverwaltung und Anfragen. Prüfen Sie die Nutzerrechte mithilfe dieses Artikels)
  2. Sie sehen nun sowohl neue als auch bestehende Anfragen. Filtern Sie die Anfragen mithilfe der Drop-Downs oder suchen Sie nach bestimmten Patient:innen über die Suchleiste
  3. Klicken Sie die gewünschte Patientennachricht  an, um weitere Details, Bearbeitungsoptionen und den bisherigen Bearbeitungsverlauf einzusehen
  4. Über das sich öffnende seitliche Panel, können Sie die Anfrage bearbeiten und Einstellungen zur weiteren Bearbeitung festlegen.
    1. Sofern Sie Ihren Patient:innen eine Antwort zukommen lassen möchten, klicken Sie bitte auf Antworten
    2. Antworten Sie, in dem Sie einen Kommentar im Textfeld verfassen und klicken Sie zum Absenden des Kommentars unten auf Antworten
      • Um Zeit zu sparen, können Sie über das Drop-Down Menü eine Vorlage auswählen, die wiederkehrende Inhalte oder Grußformeln für Sie vor ausfüllt
      • Sofern Sie von Ihren Patient:innen weitere Informationen erwarten oder die Möglichkeit zur Antwort geben wollen, aktivieren Sie die Option Name=Check (1).png Patient:in darf Antwort senden
      • Sie können Ihren Patient:innen direkt in Ihrer Nachricht auch Dokumente anhängen und somit übermitteln
      • Wenn Sie die Antwort nur vorbereiten aber nicht sofort senden wollen, können Sie diese als Name=pencil.png  Entwurf speichern
    3. Sie können den Status der Anfrage manuell anpassen, andernfalls wird dieser je nach Bearbeitung automatisch angepasst:
      • Markieren Sie die Anfrage als Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.52.01.png, wenn Sie die Anfrage bearbeiten, Ihren Patient:innen aber nicht mehr antworten
      • Markieren Sie die Anfrage als Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.52.30.png, wenn die Anfrage noch nicht final abgeschlossen und vorerst als Entwurf gespeichert wurde (Beispiel: Eine Assistent:in beantwortet die Anfrage und lässt diese von einer Ärzt:in vorab überprüfen)

Ablauf einer Bearbeitung und Beantwortung mit einer Vorlage

Im folgenden Video sehen Sie den Ablauf zur Beantwortung einer Patientennachricht , mithilfe einer Vorlage. In diesem Beispiel, wird Patient:innen gestattet, eine weitere Antwort zu senden. 

Der Status dieser Anfrage wechselt automatisiert von Bildschirmfoto_2022-11-30_um_12.02.18.png zu Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.51.46.png

Weitere Informationen zum Bearbeitungsstatus Ihrer Anfragen

AntwortfunktionenBearbeitung abschließenIn Bearbeitung (Entwurf)
Nach einem Klick auf Antworten im seitlichen Panel, öffnet sich der Bereich Anfrage beantworten und bietet folgende Bearbeitungsoptionen:
  • Beantworten Sie die Anfrage Ihrer Patient:innen, indem Sie eine Nachricht im Textfeld verfassen  und bei Bedarf Dokumente anhängen. Sobald die Antwort gesendet wurde, finden Sie die Anfrage über den Filter im Status Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.52.01.png
  • Erbitten Sie weiteren Einzelheiten zur Anfrage von Ihren Patient:innen, indem Sie eine Antwort im Textfeld verfassen und darunter die Funktion Name=Check (1).pngPatient:in darf eine Antwort senden aktivieren. Während Sie auf die Antwort der Patient:in warten, finden Sie die Anfrage über den Filter im Status Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.51.46.png
  • Speichern Sie einen Entwurf Ihrer Antwort, indem Sie eine Antwort im Textfeld verfassen und anschließend oberhalb des Textfelds auf Name=pencil.png   Entwurf speichern klicken . Der Status wird nicht automatisiert angepasst - wir empfehlen den Status manuell auf Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.52.30.png zu setzen.

Hinweis zur Antwortfunktion für Ihre Patient:innen

  • Wenn Ihre Patient:in auf Ihre zusätzlichen Fragen oder Erläuterungen antwortet, ändert sich der Status der Anfrage von Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.51.46.png zu Bildschirmfoto_2022-11-30_um_12.02.18.png . Die Möglichkeit Ihrer Patient:in, auf Ihre Rückfrage zu reagieren, besteht zur einmaligen Nutzung und wird anschließend deaktiviert
  • Sofern Sie den Informationsaustausch mit Ihren Patient:innen fortsetzen möchten, aktivieren Sie bitte erneut Name=Check (1).png Patient:in darf eine Antwort senden
  • Hat die Patient:in Ihre Nachricht nach 4 Tagen noch nicht gelesen, wird automatisch eine Erinnerung per E-Mail versandt, mit dem Hinweis auf die eingegangene Nachricht

Bildschirmfoto 2023-12-28 um 13.16.06.png

 

Wenn Sie am oberen Bildrand den Status in Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.52.01.png ändern, werden Sie in einer Meldung aufgefordert zu Bestätigen, dass Sie die Anfrage final bearbeiten und abschließen möchten.
  • Klicken Sie auf Bestätigen: Abschließende Bearbeitung der Anfrage, ohne Patient:innen zu antworten. Sie finden die Anfrage anschließend über den Filter im Status Bildschirmfoto_2022-11-29_um_20.52.01.png
  • Klicken Sie auf Abbrechen , um die Meldung auszublenden und zur vorherigen Ansicht zurückzukehren

Bildschirmfoto 2023-12-28 um 13.18.28.pngBildschirmfoto 2023-12-28 um 13.19.35.png

Wo finde ich die Status Information?

  • Öffnen Sie die Übersicht Ihrer Patientennachrichten  oder öffnen Sie die Terminhistorie eines bestimmten Patienten über die Patientenakte
  • Suchen Sie die gewünschte Patientennachricht
    • Tipp: Verwenden Sie die Suchleiste, um den Patienten zu finden oder verwenden Sie den Statusfilter, um Patientennachrichten  im Status In Bearbeitung oder Erledigt zu finden
  • Öffnen Sie die Patientennachricht
  • Folgen Sie dem Nachrichtenverlauf und prüfen Sie den Zustellungsstatus neben dem Zeitstempel
Informationen zum Lesestatus von Patientennachrichten

Informationen über den Sende- und Lesestatus von Nachrichten helfen sowohl Ihnen als auch Ihren Patienten, den Fortschritt von Gesprächen zu überprüfen.


Nachrichten von Ärzt:innen/Therapeut:innen an Patient:innen

Um festzustellen, ob Ihre Antwort zugestellt oder bereits von Patient:innen gelesen wurde, können Sie deren Status überprüfen. Im Nachrichtenfeld finden Sie ein Symbol, mit dem Sie diese Information verfolgen können.

  • Status Zugestellt FAQ DE_grey double tick_sent.png
    • Sobald eine Nachricht gesendet wurde, erscheinen zwei graue Häkchen in der oberen rechten Ecke des Nachrichtenfeldes neben dem Zeitstempel der Nachricht
  • Status Gelesen FAQ DE_green double tick_read.png
    • Sobald eine Nachricht von Empfänger:innen gelesen wurde, werden die beiden Häkchen in grün dargestellt

E-Mail Benachrichtigung an Patient:innen bei ungelesen Nachrichten

Hat die Patient:in Ihre Nachricht nach 4 Tagen noch nicht gelesen, wird automatisch eine Erinnerung per E-Mail versandt, mit dem Hinweis auf die eingegangene Nachricht.

 

Nachrichten von Patient:innen an Ärzt:innen/Therapeut:innen

Die Patienten sehen keine spezifische Information, ob ihre Nachricht gelesen wurde. Sie sehen lediglich eine Information, ob die ursprüngliche Anfrage erfolgreich an empfangende Ärzt:innen/Therapeut:innen übermittelt wurde.

E-Mail Benachrichtigung an Ärzt:innen bei unbearbeiteten Nachrichten

Ärzt:innen/Therapeut:innen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung von Doctolib, wenn es 4 (oder mehr) unbearbeitete Nachrichten gibt. Eine Nachricht gilt als unbearbeitet, auch wenn sie bereits gelesen wurde, bis ihr Status geändert oder eine Maßnahme ergriffen wurde.

 

Einen Kommentar hinzufügen

Zu jeder Anfrage kann ein Kommentar hinzugefügt werden, der nur für das Personal in der Praxis sichtbar ist und nicht mit Patient:innen geteilt wird. Es ist daher nicht mit der Antwortfunktion an Patient:innen zu verwechseln.

Geben Sie einen Kommentar ein:

  1. Klicken Sie links im blauen Menü auf  Name=message.png Patientennachrichten (notwendige Nutzerrechte: mindestens Terminverwaltung und Nachrichten. Prüfen Sie die Nutzerrechte mithilfe dieses Artikels)
  2. Sie sehen nun sowohl neue als auch bestehende Anfragen, filtern Sie die Anfragen nach Belieben oder suchen Sie nach bestimmten Patient:innen über die Suchleiste
  3. Klicken Sie auf Name=note-sticky.png Kommentar hinzufügen, in der jeweiligen Zeile der Patient:in zu dem der Kommentar hinzugefügt werden soll 
  4. Es öffnet sich das seitliche Panel: Geben Sie Ihren Kommentar in das freie Textfeld im unteren Bereich ein
  5. Klicken Sie auf Kommentar speichern

Hinweis

    • Kommentare sind ein effektives Instrument in der Zusammenarbeit zwischen Ärzt:in und Sekretariat, um sich über den Bearbeitungsstand der Patientennachricht auszutauschen
    • Es ist möglich, einen Kommentar zu ändern, indem Sie auf Name=pencil.png   Kommentar ändern klicken
    • Befindet sich in der Kommentare-Spalte die Anzeige Bildschirmfoto 2023-12-28 um 13.33.47.png so existiert bereits ein Kommentar zur Patientennachricht

Bildschirmfoto 2023-12-28 um 13.22.58.pngBildschirmfoto 2023-12-28 um 13.24.09.pngBildschirmfoto 2023-12-28 um 13.24.55.png

Patientenakte: Termine und Anfragen in der Terminhistorie

Patientennachrichten und Dokumente , die von Ihren Patient:innen geteilt werden, bleiben mit der Patientenakte verknüpft. Um sie zu finden, suchen Sie einfach nach dem Namen Ihrer Patient:in über die Patientensuche und klicken Sie auf eine der Sektionen links in der Leiste:

  • Terminhistorie: Hier finden Sie alle Patientennachrichten   u nd Termine (sowohl vergangen als auch anstehend)
  • Dokumente: Hier finden Sie alle Dokumente, die zwischen Ihnen und den Patient:innen geteilt wurden. Klicken Sie rechts auf das Name=eye.png  Augensymbol , um das Dokument anzuzeigen

Hinweis zum Schnellzugriff auf Patientennachrichten

Über die Schaltfläche Öffnen rechts neben der Patientennachricht , können Sie direkt auf die jeweilige Anfrage zugreifen. Es öffnet sich ein seitliches Panel auf der rechten Seite, in dem Sie die Anfrage auch beantworten und anderweitig bearbeiten können.

Bildschirmfoto 2023-12-28 um 13.27.05.png

Hinweis zur Datensicherheit

  • Ein roter Hinweis-Banner oberhalb des Nachrichtenfeldes einer neuen Patientennachricht  weist auf verdächtige oder abweichende Informationen zwischen Patient:in und Absender:in der Anfrage hin. Um sicherzustellen, ob Absender:in und genannte Patient:in identisch sind, kontrollieren Sie bitte:
    • die genaue Schreibweise des Namens, der betreffenden Patient:in
    • die Terminhistorie der Absender:in, in Bezug auf frühere Besuche in Ihrer Praxis
    • die genauen Kontaktdaten der Absender:in im Vergleich zur betreffenden Patient:in

Wenn Sie sicherstellen konnten, dass Absender:in und die betreffende Patient:in identisch sind, können Sie das Banner durch das Kreuz in der oberen rechten Ecke löschen. Andernfalls teilen Sie bitte keine persönlichen oder medizinischen Daten mit der Absender:in.

 

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