Hinweise und Dokumente für Ihre Patient:innen zur Vorbereitung der Behandlung

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Mit Hilfe von Hinweisen und Dokumenten im Zuge der Online-Terminbuchung, helfen Sie Ihren Patient:innen sich auf die Behandlung vorzubereiten, zum Beispiel - mitzubringende Befunde, auszufüllende Formulare oder Informationen zum Auffinden oder zu Abläufen in Ihrer Praxis.

Wie Sie einzelnen bestimmten Patient:innen ein oder mehrere Dokumente individuell übermitteln, erfahren Sie hier.

Wichtig

Ihre Patient:innen finden die hinterlegten Hinweise und Dokumente in den E-Mails, in Ihrem Doctolib-Konto sowie in gesicherten Verlinkungen der Bestätigungs-SMS.

Inhalt:

  1. Einen Hinweis erstellen
  2. Dokumente erstellen und automatisch versenden
  3. Ein oder mehrere Dokumente einem Hinweis zuordnen

 

1.) Einen Hinweis erstellen

  1. Begeben Sie sich in den Menüpunkt Hinweise & Abfragen (notwendige Nutzerrolle: "Administrator" (meine Rechte prüfen))
  2. Klicken Sie auf Hinweise 
  3. Klicken Sie oben links auf Name=circle-plus.png Eine Terminregel hinzufügen
  4. Wählen Sie zunächst per Drop-Down die gewünschte Auswirkung aus, welche der Hinweis haben soll
    1. Ein rein informeller Hinweis zur Beachtung
    2. Ein funktionaler Hinweis, der eine Online-Terminvereinbarung blockiert
  5. Wählen Sie den/die Name=pencil.pngTerminkalender und Name=pencil.png Terminarten aus und schränken Sie ggf. die Gültigkeit per Versicherungsart ein 
  6. Fügen Sie anschließend die Inhalte Ihres Hinweises hinzu
    1. Informeller Hinweis: Hängen Sie ein Dokument zur Beachtung an oder formulieren Sie Ihre Hinweise im Freifeld. Sie können festlegen, ob der Hinweis vor oder nach der Terminbuchung übermittelt werden soll
    2. Funktionaler Hinweis: Legen Sie im Drop-Down fest, unter welchen Bedingungen eine Terminbuchung ermöglicht bzw. bei Nichterfüllung blockiert wird
  7. Zum Speichern Ihrer Eingaben, klicken Sie auf Bestätigen 

 

2.) Obligatorische Dokumente einrichten und automatisch versenden

Sie können für Ihre Patient:innen relevante Dokumente in Ihrer Bibliothek erstellen oder hochladen und bestimmten Terminarten zuordnen. Die Patient:innen erhalten die entsprechenden Dokumente bei oder nach der Terminvereinbarung der jeweiligen Terminart.

  1. Begeben Sie sich in den Menüpunkt Dokumente 
  2. Klicken Sie oben links auf Name=circle-plus.png Ein Dokument hochladen oder ein Name=circle-plus.png Dokument erstellen
    1. Optional: Zudem können Sie hier bestehende Dokumente Name=eye.png Einsehen, Name=pencil.png Bearbeiten oder Name=xmark-large.png Löschen
  3. Wählen Sie die jeweiligen Name=pencil.png Terminarten an
  4. Wählen Sie für welche Versicherungsart(en) das Dokument gilt
  5. Geben Sie dem Dokument einen Titel
  6. Befüllen Sie das Dokument entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl
    1. Bei Dokument hochladen: Wählen Sie die entsprechende  Datei von Ihrem Computer aus
    2. Bei Dokument erstellen: Erstellen Sie den Inhalt des Dokuments und formatieren Sie diesen entsprechend
  7. Zum Speichern Ihrer Eingaben, klicken Sie auf Bestätigen

 

3.) Ein oder mehrere Dokumente einem Hinweis beifügen

Sie haben die Möglichkeit bestimmten Hinweisen bei der Online-Terminvereinbarung Dokumente zuzuordnen, die der Patient zur Vorbereitung des Termins lesen oder ausfüllen muss.

Hinweis

Um ein Dokument einem Hinweis zuzuordnen, muss dieses Dokument zuvor in Ihrer Bibliothek hinterlegt werden. Befolgen Sie hierzu bitte die vorherigen Schritte unter 2.) "Obligatorische Dokumente einrichten und automatisch versenden"

  1. Begeben Sie sich in den Menüpunkt Hinweise
  2. Wählen Ändern um ein Dokument einem bestehenden Hinweis zuzuordnen
  3. Scrollen Sie ganz nach unten bis zur Schaltfläche Ein Dokument hinzufügen
    1. Optional: Hier können Sie auch bestehende Dokumente aus dem Hinweis Löschen
  4. Wählen Sie das entsprechende Dokument aus Ihrer Bibliothek aus
  5. Zum Speichern Ihrer Eingaben, klicken Sie auf Bestätigen

Tipp: Sie können jederzeit Ihre Einstellungen überprüfen, indem Sie auf Übersicht klicken und nach Fachgebiet und Terminarten filtern.

 

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