Patientenkarten erstellen, suchen und verwalten

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Doctolib unterstützt Sie dabei, die Historie Ihrer Patienten zu kennen, durch das Anlegen von entsprechenden Patientenkarten. Diese beinhalten neben den persönlichen Daten der Patienten auch Informationen zu bisherigen und anstehenden Terminen, Informationen aus dem Überweisernetzwerk sowie gegebenenfalls Patientenfälle über Doctolib Team.

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  • Wenn Sie mit einem Doctolib-Konnektor arbeiten, finden Sie entsprechende Anleitungen hier

Inhalt

  1. Eine neue Patientenkarte in der Doctolib-Patientenbasis erstellen 
  2. Eine neue Patientenkarte über die Patientensuche erstellen
  3. Patientensuche per Datenabgleich
  4. Kontaktinformationen einer bestehenden Patientenkarte ändern
  5. Anzeige der vergangenen und anstehenden Termine eines Patienten
  6. Die kommenden Termine eines Patienten ausdrucken
  7. Versand von E-Mails und SMS an den Patienten aktivieren/ deaktivieren
  8. Eine Patientenkarte löschen

 

1. Eine neue Patientenkarte in der Doctolib-Patientenbasis erstellen

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen, wählen Sie im Menü Patienten
  2. Klicken Sie auf Einen Neuen Patienten hinzufügen (Erforderliche Zugangsrechte:mind. "Terminverwaltung"(meine Rechte prüfen))
  3. Geben Sie die Informationen des Patienten ein. Auf der Patientenkarte können Sie auch die Benachrichtigungen für den betreffenden Patienten deaktivieren
  4. Mithilfe der Pfeile sort-alt.png links neben den Feldern für Vor- und Nachname können Sie diese tauschen
  5. Nach vollständiger Eingabe der Daten, bestätigen Sie mit Die Patientenkarte erstellen 

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2. Eine neue Patientenkarte über die Patientensuche erstellen

Sie können eine neue Patientenkarte, für einen neuen Patienten, direkt über die Suchleiste erstellen.

  1. Öffnen Sie einen beliebigen Terminkalender
  2. Klicken Sie oben in die Suchleiste und starten Sie eine Eingabe
  3. Klicken Sie auf das kleine plus.pngEinen neuen Patienten hinzufügen
  4. Im folgenden Fenster finden Sie bereits den zuvor eingegebenen Namen
  5. Vervollständigen Sie die restlichen Informationen und klicken Sie auf Die Patientenkarte erstellen

DE_Pro_Patientenkarte_2.png

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3. Patientensuche per Datenabgleich

Sie haben auch die Möglichkeit Patienten anhand bestimmter Daten in der Patientenkarte zu suchen, so bspw. aufgrund von

  • Geburtsdatum
  • Telefonnummer
  • Patienten-ID

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4. Kontaktinformationen einer bestehenden Patientenkarte ändern

Um die Kontaktinfomationen in einer bestehenden Patientenkarte ändern zu können, benötigen Sie die notwendigen Zugangsrechte für den betroffenen Terminkalender.

  1. Klicken Sie in die Suchleiste am oberen linken Bildrand und starten Sie eine Eingabe. Sobald Sie in die Suchleiste klicken, werden zudem automatisch die letzten 5 aufgerufenen Patienten angezeigt
  2. Wählen Sie unter den Suchergebnissen nun den gewünschten Patienten aus
  3. Im folgenden Fenster sehen Sie die Terminhistorie des gesuchten Patienten, klicken Sie oben links auf Kontakt
  4. Sie sehen nun die Daten des Patienten, u.a. die Kontaktinformationen. Passen Sie die Kontaktinformationen wie gewünscht an.
    1. Hinweis: Ein grüner Haken hinter der Eingabe bestätigt die Gültigkeit der Eingabe. Erscheint ein rotes Kreuz, ist die Eingabe nicht zulässig
  5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf Änderungen speichern

Hinweis

Es kann vorkommen, dass die Felder der Kontaktinformationen ausgegraut sind und durch Sie nicht bearbeitet werden können. In diesem Fall handelt es sich um einen Online-Patienten, diese können Ihre Kontaktdaten nur selbstständig im Doctolib-Konto anpassen.

DE_Pro_Patientenkarte_4.pngDE_Pro_Patientenkarte_5.png

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5. Anzeige der vergangenen und anstehenden Termine eines Patienten

Sie können in der jeweiligen Patientenkarte die Terminhistorie eines Patienten, sowie die weiteren anstehenden Termine einsehen. Auch eventuell versandte Recalls, werden Ihnen hier angezeigt.

  1. Klicken Sie in die Suchleiste am oberen linken Bildrand und starten Sie eine Eingabe. Sobald Sie in die Suchleiste klicken, werden zudem automatisch die letzten 5 aufgerufenen Patienten angezeigt
  2. Wählen Sie unter den Suchergebnissen nun den gewünschten Patienten aus
  3. Im folgenden Fenster sehen Sie die Terminhistorie des gesuchten Patienten.

DE_Pro_Patientenkarte_3.pngDE_Pro_Patientenkarte_6.png

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6. Die kommenden Termine eines Patienten ausdrucken

Sie können eine Übersicht der anstehenden Termine eine Patienten auch direkt im Terminkalender ausdrucken.

  1. Klicken Sie auf einen Termin des gewünschten Patienten, im jeweiligen Terminkalender
  2. Klicken Sie in der Terminkarte rechts auf Ausdrucken
  3. Klicken Sie auf Alle Behandlungen und geben Sie ggf. weitere Parameter für den Ausdruck und die gewählten Termine an.
  4. Klicken Sie auf Drucken, um die Terminübersicht auszudrucken

DE_Pro_Patientenkarte_7.pngDE_Pro_Patientenkarte_8.png

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7. Versand von E-Mails und SMS an den Patienten aktivieren/ deaktivieren

Sie können den Versand von E-Mails und SMS individuell für einzelne Patienten und je Terminkalender einstellen. Mehr Information finden Sie hier

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8. Eine Patientenkarte löschen

Sie haben die Möglichkeit Patientenkarten vollständig zu löschen. Hierzu können Sie einen beliebigen Patienten aufrufen. Die Funktion steht sowohl in der Übersicht der Kontaktinformationen als auch in der Terminübersicht zur Verfügung.

Hinweis

Patientenakten mit Terminen (unabhängig ob vergangene oder kommende Termine) können nicht gelöscht werden. Auch kann kein Patient gelöscht werden, der mittels einer Schnittstelle mit einer Akte in einem PMS verbunden ist.

Doctolib rät vom Löschen der Patientenakten ab, da Sie somit Terminhistorie und weitere Angaben verlieren.

Wir empfehlen dazu, doppelte Patientenakten zu fusionieren.

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Gut zu wissen:

  1. Sie müssen mindestens 6 Ziffern eingeben, damit ein Suchergebnis erscheint.
  2. Wenn der Kontoinhaber einen Termin für einen Angehörigen vereinbart, können Rufnummer und E-Mail-Adresse des Angehörigen angegeben werden, wodurch Terminbestätigungen und Besuchserinnerungen direkt an die angehörige Person verschickt werden.
    • Sollte die angehörige Person weder E-Mail noch Handynummer haben, werden automatisch die Informationen des Kontoinhabers übernommen. Beim Überfliegen der Rufnummer mit der Maus erscheint dann ein Hinweis, dass die Rufnummer dem Kontoinhaber gehört. 
  3. Wenn Sie eine Suche starten, können Sie direkt auf das Zeichen klicken, um schnell und einfach einen Termin zu vereinbaren.
    • Sie bekommen den letzten und den nächsten Termin des Patienten angezeigt. Ausserdem können Sie für diesen Patienten einen Termin vereinbaren. Die Patientenkarte enthält bereits alle Patienteninformation. Somit sparren Sie wertvolle Zeit.   

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