Warteliste: Nutzung und Benachrichtigung für Patient:innen

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Wir stellen Ihnen die Funktion der Warteliste vor. Über diese Funktion können sich Patient:innen informieren lassen, wenn für die gewählte Terminart eines anstehenden Termins, nach der Buchung ein früherer Termin verfügbar wird, bspw. durch eine Terminabsage oder -Verschiebung.

Wichtig

• Bei der Online-Terminbuchung durch Patient:innen, ist die Funktion auch nur für online buchbare Terminarten verfügbar
• Bei der Terminbuchung in der Praxis durch Sie oder Ihre Mitarbeiter, kann die Funktion auch für nicht online buchbare Terminarten aktiviert werden

Hier finden Sie alle Informationen zur Wartelistenfunktion für Patient:innen

Voraussetzungen für die Nutzung der Warteliste durch die Patient:innen

Sobald Patient:innen einen Termin für eine beliebige Terminart vereinbaren und der gewählte Termin 5 oder mehr Tage in der Zukunft liegt, besteht die Option sich auf eine Warteliste zu setzen. Ausschlaggebende Kriterien für diese Berechnung sind daher

• das Datum der Terminbuchung selber
• der Datum des gebuchten Termins
• die freien Verfügbarkeiten für die selbe Terminart zwischen diesen Zeiträumen

Hinweis

Es ist aktuell nicht möglich die Warteliste für bestimmte Terminkalender, Sprechzeiten, Terminarten oder ähnliches zu deaktivieren. Die Funktion ist standardisiert aktiv.

Wie können sich Patient:innen auf die Warteliste setzen?

1. Patient:innen können bei seiner Terminvereinbarung das Alarmsignal aktivieren, um über einen früheren, frei gewordenen Termin informiert zu werden
2. Eine Pop-Up Nachricht bestätigt den Patient:innen, dass sie sich auf die Warteliste gesetzt haben
3. Wenn vor dem vereinbarten Termin ein neuer Termin frei wird, wird automatisch eine E-Mail und eine SMS an die ersten acht Patient:innen, die sich auf die Warteliste gesetzt haben, geschickt. Sie werden gebeten, per Website oder App die neue Terminoption einzusehen und diese zu akzeptieren oder abzulehnen

Hinweis

Die Freigabe von Terminvorschlägen wird ausschließlich durch abgesagte oder verschobene Termine ausgelöst, nicht aber durch Erweiterungen einer Sprechzeit ihrerseits.

Wie erfolgt die Terminvergabe und die Benachrichtigung?

Bei der Terminvergabe wird folgendes berücksichtigt:

• Die Patient:innen, die den Alarm aktiviert haben bzw. diejenigen, die ihn noch nicht deaktiviert haben
• Die Patient:innen, die auf den Link Ihres letzten Terminvorschlags geklickt haben (sollte es einen geben)
• Die Patient:innen, die weniger als 10 neue Terminvorschläge bekommen haben
• Die Mindestfrist der betroffenen Terminart

Wenn die Patient:innen eine Nachricht (E-Mail) mit einem neuen Vorschlag erhalten:

• Sollten die Patient:innen die Nachricht öffnen und auf den darin enthaltenen Link klicken, aber der Termin wurde bereits von einem anderen Patienten angenommen, werden die Patient:innen weiterhin neue Terminvorschläge bekommen
• Sollten die Patient:innen die Nachricht öffnen und auf den darin enthaltenen Link klicken, aber der Terminvorschlag unpassend sein oder anderweitig nicht angenommen werden, werden die Patient:innen weiterhin neue Terminvorschläge bekommen
• Sollten die Patient:innen die Nachricht öffnen und auf den darin enthaltenen Link klicken, aber der Terminvorschlag liegt bereits in der Vergangenheit, werden die Patient:innen weiterhin neue Terminvorschläge bekommen
• Sollten die Patient:innen die Nachricht öffnen und nicht auf den darin enthaltenen Link klicken, werden die Patient:innen keine neuen Terminvorschläge erhalten
• Nach zehn nicht angenommenen Terminvorschlägen werden die Patient:innen keine neuen Terminvorschläge erhalten

Hinweis

Zwischen 21:00 Uhr und 07:00 erfolgt kein Versand der Benachrichtigungen an betreffende Patient:innen.

Ein Beispiel für eine E-Mailbenachrichtigung

Wie können sich Patient:innen von der Warteliste entfernen?

Sollten die Patient:innen doch keinen früheren Termin wünschen, können sie sich auch wieder von der Warteliste streichen lassen.

1. Die Patient:innen klicken auf der Webseite doctolib.de auf Meine Termine
2. Der betreffende Termin wird mit einem farblich markierten Hinweis versehen
3. Ein Klick auf die blaue Schaltfläche, deaktiviert das Alarmsignal