Eine neue Terminart erstellen und einrichten

Der Inhalt dieses Artikels gilt teilweise für die kostenlose Version und vollständig für die kostenpflichtigen Versionen.

Wenn Sie Terminarten hinzufügen und personalisieren möchten, folgen Sie bitte den folgenden Informationen dieses Artikels. Bitte beachten Sie, wenn Ihr Doctolib Terminkalender mit einer Unternehmenssoftware, einem Krankenhaus-DPI oder ähnlichem verbunden ist, prüfen Sie bitte im Vorfeld, ob besondere Maßnahmen Ihrerseits erforderlich sind.

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Wichtig

Bevor Sie den Prozess zum Erstellen einer neuen Terminart starten, beachten Sie bitte folgende Punkte.

• nur Nutzer:innen mit Administrator-Zugriffsrechten sind berechtigt, neue Terminarten zu erstellen (meine Rechte prüfen)
• Neue Terminarten müssen in Sprechzeiten hinterlegt sein, um sie verwenden zu können. Dies kann im letzten Schritt der Erstellung einer Terminart automatisiert vollzogen werden.
• Eine Unterteilung der Terminart nach Versicherungsarten, können Sie nach der Erstellung vornehmen
• wenn es mehr als einen Terminkalender pro Fachgebiet gibt, wählen Sie immer Alle Terminkalender
  • Sie können die Terminart während des Erstellungsprozesses bestimmten Terminkalendern zuweisen

Eine neue Terminart erstellen

Online buchbare Terminarten können von Ihren Patient:innen selbstständig gebucht, verschoben oder abgesagt werden. Nicht online buchbare Besuchsgründe können von Patient:innen nicht als Termin gebucht, verschoben oder abgesagt werden.

1. Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf Einstellungen
2. Nutzen Sie in der folgenden Übersicht für den Schnellzugriff die Kachel Terminbuchung einrichten und klicken Sie auf Terminarten erstellen
   1. Alternativ: Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf  Terminmanagement und hier auf Terminarten
3. Wählen Sie das entsprechende Fachgebiet über das Dropdown-Menü oben rechts
   1. Wichtig: Sofern Sie mehr als einen Terminkalender für das Fachgebiet haben, belassen Sie die Auswahl auf Alle Terminkalender
4. Klicken Sie oben links auf die blaue Schaltfläche Neue Terminart erstellen, es öffnet sich rechts ein Seitenpanel
5. Im Abschnitt Name: beginnen Sie mit der Eingabe und prüfen Sie, ob es einen standardisierten Begriff gibt, der Ihrer gewünschten Terminart entspricht
   1. Wählen Sie entweder eine standardisierte Terminart oder geben Sie eine eigene Bezeichnung ein, klicken Sie auf Weiter
6. Im Abschnitt Einstellungen, legen Sie die Parameter für Ihre Terminart fest, Sie können definieren:
   1. für welchen  Terminkalender die Terminart zur Verfügung stehen soll,  markieren Sie die Terminkalender entsprechend
   2. ob und durch wen die  Terminart online buchbar ist
   3. welche  Dauer der Behandlung Sie für diese Terminart planen
      1. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass unrunde Angaben in Ihrem Terminkalender minutengenau wiedergegeben werden und somit die exakten Uhrzeiten für Termine beeinflussen kann (bspw. Startzeit 13:44 Uhr)
   4. welche Fristen für die Online-Buchung (nur wenn die Online-Buchbarkeit erlaubt ist) gelten
   5. ob die Terminart einer  Kategorie zugeordnet werden soll
   6. ob die Patient:innen  Benachrichtigungen für diese Terminart erhalten sollen
   7. wie weit im Voraus eines Termins die Patient:innen diesen selbstständig online absagen können, legen Sie hierzu die Terminabsagefrist fest
7. Klicken Sie auf Weiter und Sie sehen die Anzahl der bestehenden Sprechzeiten, zu denen die neue Terminart automatisch hinzugefügt wird
8. Über die Schaltflächen unten rechts können Sie wählen
   1. die Terminart zu erstellen und zurück in die Übersicht Ihrer Terminarten zu wechseln
   2. die neue Terminart zu erstellen und direkt zu den Sprechzeiten in der Terminkalenderansicht weitergeleitet zu werden, um die Änderungen nachzuvollziehen und ggf. anzupassen

Hinweis: Sie können Ihre Terminart auch nachträglich noch anpassen. Weitere Infos und Anleitungen dazu finden Sie hier.

Nützliche Einstellungen für neue Terminarten

Terminarten in Kategorien anlegen

Kategorien sind vor allem für die Online-Terminbuchung über Doctolib-Profil nützlich: Sie ermöglichen es die Terminbuchung und die Auswahl der passenden Terminart für Ihre Patient:innen zu strukturieren.

Patient:innen wählen dadurch vor der Terminart eine entsprechende Kategorie aus, dies dient ggf. einer besseren Übersicht, verhindert Rückfragen und fördert somit die Online-Terminbuchung.

1. Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf Einstellungen
2. Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf  Terminmanagement und hier auf Kategorien der Terminarten
3. Klicken Sie auf Eine Kategorie hinzufügen
4. Geben Sie der Kategorie einen eindeutigen und verständlichen Namen
   • Hinweis: Die Kategorien werden für alle Ärzt:innen der Praxis, die in diesem Fachgebiet tätig sind einheitlich übernommen
   • Beispiele: Terminarten für Kinder; Radiologie MRT; Radiologie CT; Impfungen; Tauglichkeitsuntersuchungen
5. Ordnen Sie    Ihre Kategorien in der Reihenfolge an, in der sie den Patient:innen während der Online-Terminbuchung angezeigt werden sollen 
6. Klicken Sie unten rechts auf  Bestätigen
7. Wechseln Sie anschließend in die Ansicht Ihrer Terminarten und klicken Sie auf  Ändern
8. Legen Sie nun im Abschnitt Kategorie, die gewünschte Kategorie für die jeweilige Terminart fest
9. Klicken Sie auf Speichern

Sie können Ihre Einstellungen überprüfen, indem Sie direkt zu Ihrem Profil auf doctolib.de gehen und die Online-Terminbuchung testen. Die Kategorien sind mit einer Verzögerung von 15-30 Minuten sichtbar.

Terminart nur für Ärzt:innen buchbar machen

Durch diese Option ist die Online-Terminbuchung nur für Gesundheitsfachkräfte möglich, die ebenfalls mit Doctolib arbeiten. Diese können somit über den regulären Terminbuchungsprozess einen Termin für Patient:innen bei Ihnen buchen und auf Terminkapazitäten zugreifen, die Patient:innen selber nicht zur Verfügung haben.

1. Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf Einstellungen
2. Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf  Terminmanagement und hier auf Terminarten
3. Wählen Sie über die Drop-Downs das entsprechende Fachgebiet sowie den/die gewünschten Terminkalender
4. Klicken Sie in der Zeile der Terminart, für den Sie Zeiträume für Gesundheitsfachkräfte reservieren möchten, auf Ändern und dann auf den Abschnitt   Online buchbar
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option  Ärzt:innen/Therapeut:innen zur Überweisung  aus
6. Klicken Sie auf  Speichern

Termine, die aus Gründen des Kontaktnetzwerks zwischen Kollegen vereinbart wurden, können vom Patienten nicht direkt verschoben oder abgesagt werden.

Eine Farbe für die Terminart auswählen

Sie können Ihrer neuen Terminart eine Farbe zuweisen, nachdem die Terminart angelegt wurde. Diese Farbe wird dann bei Terminen in Ihrer Terminkalenderansicht übernommen und erleichtert es Ihnen den Überblick über Ihre Terminlage zu behalten.

1. Klicken Sie auf den farbigen Kreis vor dem Namen der gewünschten Terminart
2. Sie können nun über eine Paletten- oder Listenansicht eine Standardfarbe auswählen
3. Tipp: Klicken Sie auf Wählen Sie aus der Farbauswahl, um eigene Farbwerte festzulegen und auszuwählen

Benachrichtigungen (per SMS und E-Mail )an Patient:innen deaktivieren

Nutzen Sie diese Einstellung, wenn Sie alle Benachrichtigungen zu einer Terminart deaktivieren möchten (Beispiel: Hausbesuch, Abtreibung usw.). Durch die Deaktivierung der Benachrichtigungen erhalten Patient:innen keinerlei E-Mails und SMS.