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Wenn Sie eine Abwesenheit erstellen wollen, für einen Zeitraum in dem bereits Termine gebucht sind, haben Sie verschiedene Optionen mit diesen Terminen zu verfahren.
Wichtig
- Unabhängig von Ihrer Auswahl, empfehlen wir stets Ihre Patient:innen automatisiert über die Änderung zu informieren
- Patient:innen, die aufgrund fehlender Zustimmung zur Kontaktaufnahme, nicht automatisiert informiert werden können, werden in Ihrem Patienten-Management angezeigt. Sie können diese anschließend manuell kontaktieren
- Nachträgliche Änderungen oder die vollständige Entfernung der Abwesenheit, haben keinen Einfluss auf die zuvor gewählte Handhabung der ursprünglichen Termine - diese bleiben verschoben und/oder abgesagt
Sie haben verschiedene Möglichkeiten die bereits bestehenden Terminen zu bearbeiten. Sie können
- Alle Termine absagen und das Zeitfenster für neue Termine sperren
- Die bestehenden Termine beibehalten, aber das Zeitfenster der Abwesenheit für neue Termine sperren
- Alle Termine in einem Block verschieben
- Alle Termine einer Vertretung zuweisen
- Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
- Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Termine absagen und Patient:innen informieren
- Wählen Sie nun, ob die Patient:innen manuell einzeln oder alle automatisiert kontaktiert werden sollen:
- Für die automatisierte Information wählen Sie bitte einen Absagegrund über das Drop-Down Menü aus - dieser Grund wird Ihren Patient:innen in der Absageinformation mitgeteilt
- Klicken Sie final auf Senden, um die Absage inkl. des Absagegrundes zu versenden
Durch die erstellte Abwesenheit, wird es Patient:innen nicht mehr möglich sein, im gewählten Zeitraum einen Termin online zu buchen.
- Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
- Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Zeitfenster für neue Termine sperren
Es wird die Abwesenheit für den gewünschten Zeitraum erstellt. Die bestehenden Termine bleiben unverändert, Ihre Patient:innen erhalten keine Benachrichtigung über die Abwesenheit. Neue Termine stehen in dem Zeitfenster der Abwesenheit für Ihre Patient:innen nicht zur Online-Terminbuchung zur Verfügung.
- Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
- Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Alle Termine im Block verschieben
- Bestimmen Sie nun auf welchen Tag Sie die Termine legen möchten
Hinweis
Sie können lediglich alle Termine in einer Aktion als Block verschieben. Wenn Sie die Termine separat verschieben möchten, müssen Sie dies jeweils separat über die jeweilige Terminkarte vornehmen.
Stellen Sie zudem sicher, dass Sie im gewünschten Zeitfenster ausreichend freie Termine und Kapazitäten zur Verfügung haben.
- Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
- Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Alle Termine einer/m anderer/m Ärzt:in oder Therapeut:in zuweisen
- Wählen Sie nun im Drop-Down die gewünschte Vertretung aus
- Bestätigen Sie das Zuweisen und die Kenntnisnahme der Information bezüglich der Prüfung eventueller Terminüberschneidungen
- Informieren Sie die betroffenen Patient:innen jeweils manuell
- Informieren Sie die betroffenen Patient:innen automatisiert via E-Mail
- zusätzlich zur E-Mail erhalten Nutzer:innen der mobilen Doctolib-App eine Push-Benachrichtigung auf Ihr Smartphone (sofern dies freigegeben ist)
Hinweis
Patient:innen die nicht automatisiert informiert werden können, da Sie keine Zustimmung zur Kontaktaufnahme gegeben haben oder keine Kontaktinformationen vorliegen, werden links im Patienten-Management aufgeführt. Diese Patient:innen können nun von Ihnen manuell informiert werden.
Gut zu Wissen
- Sollten Sie die Abwesenheit nachträglich wieder entfernen, bleibt die zuvor gewählte Aktion zur Handhabung der Termine bestehen. Die ursprünglichen Termine werden nicht automatisch wieder aktiv