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Eine Abwesenheit in einem Zeitfenster mit bereits gebuchten Terminen erstellen

Erforderliche Zugangsrechte: mindestens Terminverwaltung -und Abwesenheitsmanagement (meine Rechte prüfen) 

Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um einem interaktiven Tutorial direkt in Ihrem Terminkalender zu folgen. 

 

Inhalt

  1. Vorstufe: Abwesenheit erstellen
  2. Auswahl eines neuen Arztes
  3. Termine im Block verschieben
  4. Zeitfenster für neue Termine sperren
  5. Termine stornieren und weiterer Termine vereinbarung verhindern
  6. Zugriff auf das Benachrichtigungszentrum

 

1. Vorstufe: Abwesenheit erstellen

Falls Sie mit der Materie noch nicht vertraut sind, schauen Sie sich bitte zunächst diese Artikel an: 

 

2. Auswahl eines neuen Arztes

1. Wählen Sie alle Termine einem anderen Behandler zuweisen, um alle Termine einem anderen Arzt und/ oder einem anderen Standort zuzuweisen. 

 

2. Wählen Sie den Terminkalender, in den Sie die Termine verschieben möchten.

abwesenheit_2.png


3. Wenn im ausgewählten Terminkalender für den betroffenen Zeitraum keine Sprechzeit hinterlegt ist, wird eine Warnung angezeigt. Sie müssen dann zuerst Sprechzeiten für den Kalender hinterlegen.

abwesenheit_3.png


4. Klicken Sie auf Weiter, um die Auswahl des neuen Arztes zu bestätigen.

abwesenheit_4.png

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3. Termine im Block verschieben

1. Wählen Sie alle Termine im Block verschieben.

 

 

2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum für die zu verschiebenden Termine aus. 

abwesenheit_6.png


3. Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Patienten automatisch oder manuell über die Verschiebung informieren wollen.

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4. Zeitfenster für neue Termine sperren

1. Wählen Sie Zeitfenster für neue Termine sperren. Bereits bestehende Termine bleiben bestehen und nur die Vereinbarung weiterer Termine wird blockiert. 

 

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5. Termine stornieren und weitere Terminvereinbarung verhindern

1. Wählen Sie alle Termine absagen.

 

2. Wählen Sie die Methode zur Benachrichtigung Ihrer Patienten: automatisch (E-Mail oder SMS) oder manuell.

 

3. Klicken Sie auf das Benachrichtigunszentrum zugreifen, um den Status der per E-Mail oder SMS versendeten Stornierungsbenachrichtigungen anzuzeigen.  

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6. Zugriff auf das Benachrichtigungszentrum

1. Im Benachrichtigungszentrum finden Sie alle von der Abwesenheit betroffenen Termine. Dort können Sie filtern nach:

  • Terminkalender (1) 
  • Art (Absagen oder Verschiebungen) (2)
  • und nach informierten oder nicht informierten Patienten (3)

Durch einen Klick auf die entsprechenden Kästchen können Sie alle (4) oder einzelne Termine (5) markieren, um sie zu drucken oder als benachrichtigt zu markieren. 

Wenn Sie einen Termin einzeln bearbeiten wollen, wählen Sie auf der rechten Seite unter Aktionen (6).

 

2. Durch Klick auf Aktionen (1) können Sie den Patient als benachrichtigt markieren, den Termin drucken, den Termin verschieben, den Termin verschieben oder den Termin löschen (2). 
 
 
 
3. Termine, bei denen noch eine Aktion notwendig ist, die also noch nicht verschoben sind oder bei denen der Patient noch nicht benachrichtigt ist, erscheinen im Kalender mit dem Symbol  (1) und gelten somit als storniert. Um vom Kalender aus auf die markierten Termine im Benachrichtigungszentrum zuzugreifen, klicken Sie oben rechts auf die Glocke (2). 
 

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Gut zu Wissen

  • Kann ich einen Termin während einer Abwesenheit erstellen?

Ja. Per Klick direkt in den Terminkalender, können Sie einen Termin erstellen. Es erscheint jedoch ein Hinweis, dass Sie einen Termin während einer Abwesenheit erstellen wollen.  

  • Sollte ich die Abwesenheit löschen, wird der abgesagte Termin wieder aktiv?

Nein, der Termin bleibt aufgehoben.

  • Ich habe mich entschieden, die Patienten nicht automatisch zu benachrichtigen, aber ich will die Einstellung nun ändern. Ist dies möglich, wenn ich die Abwesenheit lösche und dann neu erstelle?

Nein. Die Termine werden weiterhin abgesagt sein. Sie können alternativ die Abwesenheit löschen, alle Termine per Drag & Drop verschieben (auf die selbe Uhrzeit) und eine neue Abwesenheit mit automatischer Benachrichtigung erstellen. 

  • Erhalten die Patienten eine Termin-Bestätigung per E-Mail wenn ich Ihren Termin verschiebe?

Sollte der Termin von Ihnen verschoben worden sein, erhält der Patient eine Benachrichtigung per E-Mail. 

  • Sollte der Patient den Termin mit dem Link in der SMS verschieben, verschwindet er dann automatisch von der Liste im Benachrichtungszentrum?

Ja.

  • Erhalten die Patienten eine Erinnerungs-SMS, sobald eine Abwesenheit erstellt wurde?

Nein, es wird keine Erinnerungs-SMS an den Patienten geschickt, da der Termin als storniert gilt.

  • Welche Nachricht erhält der Patient im Falle einer Abwesenheit und automatischen Stornierung durch den Arzt?

E-Mail:

 

SMS: 

Dr. Mustermann musste Ihren Termin vom 24.12.2019 um 13:00 Uhr leider stornieren.
Rufen Sie bitte unter 0815 11880 an oder melden Sie sich auf https://doctolib.de, um einen neuen Termin zu vereinbaren.

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