Eine Abwesenheit in einem Zeitfenster mit bereits gebuchten Terminen erstellen

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Wenn Sie eine Abwesenheit erstellen wollen, für einen Zeitraum in dem bereits Termine gebucht sind, haben Sie verschiedene Optionen mit diesen Terminen zu verfahren. 

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  • eine Abwesenheit erstellen, erfahren Sie hier
  • eine Abwesenheit verwalten oder löschen, erfahren Sie hier

Wichtig

Unabhängig von Ihrer Auswahl, empfehlen wir stets Ihre Patient:innen automatisiert über die Änderung zu informieren.

Patient:innen, die aufgrund fehlender Zustimmung zur Kontaktaufnahme, nicht automatisiert informiert werden können, werden in Ihrem Patienten-Management angezeigt. Sie können diese anschließend manuell kontaktieren.

 

Sie haben verschiedene Möglichkeiten die bereits bestehenden Terminen zu bearbeiten. Sie können

  • Alle Termine absagen
  • Die bestehenden Termine beibehalten, aber das Zeitfenster der Abwesenheit für neue Termine sperren
  • Alle Termine im Block verschieben
  • Alle Termine einer Vertretung zuweisen

 

Alle Termine absagen und das Zeitfenster für neue Termine sperren
  1. Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
  2. Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Alle Termine absagen
  3. Bestimmen Sie im nächsten Schritt, wie Ihre Patient:innen über die Terminabsage informiert werden sollen

Durch die erstellte Abwesenheit, wird es Patient:innen nicht mehr möglich sein, im gewählten Zeitraum einen Termin online zu buchen.

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Das Zeitfenster für neue Termine sperren und bestehende Termine beibehalten
  1. Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
  2. Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Zeitfenster für neue Termine sperren

Es wird die Abwesenheit für den gewünschten Zeitraum erstellt. Die bestehenden Termine bleiben unverändert, Ihre Patient:innen erhalten keine Benachrichtigung über die Abwesenheit. Neue Termine stehen in dem Zeitfenster der Abwesenheit für Ihre Patient:innen nicht zur Online-Terminbuchung zur Verfügung.

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Alle Termine gesammelt einem Block verschieben
  1. Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
  2. Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Alle Termine im Block verschieben
  3. Bestimmen Sie nun auf welchen Tag Sie die Termine legen möchten

Hinweis

Sie können lediglich alle Termine in einer Aktion als Block verschieben. Wenn Sie die Termine separat verschieben möchten, müssen Sie dies jeweils separat über die jeweilige Terminkarte vornehmen.

Stellen Sie zudem sicher, dass Sie im gewünschten Zeitfenster ausreichend freie Termine und Kapazitäten zur Verfügung haben.

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Alle Termine einer Vertretung zuweisen
  1. Erstellen Sie Ihre Abwesenheit für das gewünschte Zeitfenster
  2. Im Pop-Up Fenster klicken Sie auf Alle Termine einer/m anderer/m Ärzt:in oder Therapeut:in zuweisen
  3. Wählen Sie nun im Drop-Down die gewünschte Vertretung aus
  4. Bestätigen Sie das Zuweisen und die Kenntnisnahme der Information bezüglich der Prüfung eventueller Terminüberschneidungen

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Ihre Patient:innen benachrichtigen
Sofern Sie Änderungen an den bestehenden Terminen vornehmen, aufgrund der erstellen Abwesenheit, müssen Sie Ihre Patient:innen entsprechend informieren. Hier gibt es 2 Möglichkeiten:
  • Informieren Sie die betroffenen Patient:innen jeweils manuell
  • Informieren Sie die betroffenen Patient:innen automatisiert via E-Mail

Hinweis

Patient:innen die nicht automatisiert informiert werden können, da Sie keine Zustimmung zur Kontaktaufnahme gegeben haben oder keine Kontaktinformationen vorliegen, werden links im Patienten-Management aufgeführt. Diese Patient:innen können nun von Ihnen manuell informiert werden.

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Gut zu Wissen 

  • Sollten Sie die Abwesenheit nachträglich wieder entfernen, bleibt die zuvor gewählte Aktion zur Handhabung der Termine bestehen. Die ursprünglichen Termine werden nicht automatisch wieder aktiv
  • Sollte der Termin von Ihnen verschoben worden sein, erhält der Patient eine Benachrichtigung per E-Mail

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