Termine in meinem Terminkalender erstellen

Der Inhalt dieses Artikels gilt für alle Versionen (kostenlos und kostenpflichtig).

Das Erstellen von Terminen ist ein wesentlicher Bestandteil der Nutzung von Doctolib und Ihres Terminkalenders. Neben der Online-Buchung durch Ihre Patienten selbst, ist dies Ihr wichtigstes Werkzeug, um Ihr Tagesgeschäft und die Gesundheitsversorgung Ihrer Offline-Patienten zu organisieren.

Dieser Artikel zeigt Ihnen auf, wie man Termine erstellt oder kopiert und was dabei zu beachten ist. Zudem bieten wir Ihnen diesen "Spickzettel", ein Merkblatt mit einer Übersicht der relevantesten Doctolib-Funktionen, zum Ausdrucken und Ablegen am Arbeitsplatz.

Wichtig

• Sie können auch sofortige Vor-Ort-Termine für Patienten anlegen, die unangemeldet in Ihrer Praxis vorstellig werden, um Ihre Kapazitäten zu prüfen und eine vollständige Historie zu gewährleisten (siehe letzter Abschnitt)
• Vor Ort gebuchte Soforttermine werden mit dem Doctolib-Konto Ihrer Patienten verbunden, sofern deren Daten in Ihrer Patientenbasis bereits hinterlegt sind
  • Neue Patienten erhalten eine E-Mail (sofern die Zustimmung dazu erteilt wurde), um den Termin mit ihrem Konto zu synchronisieren
• Es ist möglich auch Serien- sowie Kettentermine zu erstellen

Einen Termin in meinem Terminkalender erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie Termine in Ihrem Terminkalender (sowohl in der Tages- als auch der Wochenansicht) erstellen und buchen können:

1. Sie können einen Termin mit einem Klick über die kleine Terminkarte erstellen (siehe Abschnitt 1), indem Sie auf einen freien Termin in Ihrem Terminkalender (innerhalb Ihrer Sprechzeiten) klicken
2. Sie können einen Termin über den blauen Termin suchen Button (siehe Abschnitt 2) oben links im Terminkalender erstellen
3. Sie können zudem einen Sofort-Termin erstellen (siehe Abschnitt 3), für Patient:innen die spontan ohne Termin Ihre Praxis aufsuchen

Terminerstellung mit einem Klick über die kleine Terminkarte

Sie können einen Termin direkt erstellen, indem Sie in den per Filter ausgewählten und sichtbaren Terminkalenderspalten auf ein freies Zeitfenster klicken. Mit diesem Klick öffnet sich eine Terminkarte, die Sie mit allen relevanten Informationen füllen können.

Einen Termin erstellen Termin für Neupatient:in erstellen

1. Klicken Sie auf einen beliebigen verfügbaren Terminslot, im gewählten Terminkalender (Tages- oder Wochenansicht)
2. Prüfen Sie in der Terminkarte Datum und Uhrzeit, falls nötig passen Sie diese an, über das Drop-Down bzw. den Minitaturkalender
3. Über die Suchleiste oben wählen Sie die Patient:in. Sie können hierbei suchen nach:
   1. Name
   2. Vorname
   3. Geburtsdatum
   4. Telefonnummer
   5. Falls Sie versehentlich die falsche Patientenkarte ausgewählt haben, können Sie die Auswahl über das X oben rechts im gelben Rechteck entfernen
   6. Nach der Auswahl der Patient:in können Sie Änderungen an den Patientendetails vornehmen, indem Sie rechts oben auf Bearbeiten klicken. Somit können Sie fehlende Kontaktdaten eingeben (aber bestehende nicht anpassen) und weiteren Angaben ändern. Klicken Sie nach den Änderungen stets auf Speichern.
4. Prüfen Sie den Terminkalender/Ressourcenkalender, falls nötig können Sie die Auswahl anpassen über das Drop-Down Menü
   
   1. Bitte beachten: Die im Drop-Down wählbaren Terminkalender entsprechen den Filtereinstellungen links in der Terminkalenderansicht, wählen Sie stets weitere Terminkalender vor dem Buchungsprozess, um den Terminkalender wechseln zu können
5. Prüfen Sie die Terminart und wählen Sie die gewünschte über das Drop-Down Menü
   1. Für Terminarten mit langer Behandlungsdauer, achten Sie stets darauf keine Überschneidungen mit nachfolgenden Terminen zu generieren
   2. Wenn Sie eine Terminart auswählen und dann nachträglich den Terminkalender ändern, prüfen Sie bitte erneut die Terminart, da Ihre vorherige Auswahl ggf. geändert sein könnte
6. Geben Sie ggf. weitere Informationen in weitere Felder ein, gemäß Ihrer festgelegten Auswahlfelder
7. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Termin erstellen um den Termin zu speichern

Hinweise zur Schnellbuchungs-Terminkarte

• Wenn bestimmte Termindetails (Terminart, Behandlungsdauer, Startzeitpunt, etc.) nicht mit den Einstellungen der Sprechzeit übereinstimmen, sehen Sie einen Warnhinweis (die Erstellung wird dadurch nicht blockiert)
• Sie können die Terminkarte auf der Nutzeroberfläche verschieben, falls notwendige Informationen im Terminkalender verdeckt sind
• Hausarztpraxen & Gynäkologie: Sofern für Patientinnen eine Schwangerschaft erfasst ist, wird die Schwangerschaftswoche in der Schnellbuchungs-Terminkarte angezeigt

Falls Sie Neupatient:innen behandeln, die noch keine aktive Patientenkarte in der betreffenden Patientenbasis hat, können Sie diese während des Buchungsvorgangs anlegen.

Anlegen von Neupatient:innen während des Buchungsvorgangs

Beim Anlegen von Neupatient:innen ändert sich die Ansicht der Terminkarte. Alle bereits in der Terminkarte eingetragenen Termindetails (Datum, Uhrzeit, Terminart, etc.) bleiben bei diesem Vorgang erhalten.

1. Unterhalb der Patientensuchleiste, finden Sie die Schaltfläche Neue:n Patient:in hinzufügen
2. Geben Sie die persönlichen Informationen der Patient:in ein
3. Geben Sie die Kontaktinformationen der Patient:in ein und erfragen Sie die Zustimmung zum Erhalt von Terminbenachrichtigungen und -Erinnerungen
4. Klicken Sie auf Patient hinzufügen, sie sehen anschließend wieder die Termindetails
5. Fahren Sie mit der Terminerstellung wie gewohnt fort

Informationen und Vorteile zur Nutzung der kleinen Terminkarte

Mit der Entwicklung der neuen Ein-Klick-Terminkarte, verfolgen wir das Ziel der Vereinheitlichung und Vereinfachung. In den letzten Jahren hat das Feedback der Nutzer zu einer Vielzahl von zusätzlichen Feldern bei der Terminbuchung geführt. Die erhöhte Komplexität wirkte sich jedoch auf alle Nutzer gleichermaßen aus, auch wenn sie diese Felder nicht nutzen.

Daher möchten wir die Art und Weise der Terminbuchung durch eine stärkere Nutzungsorientierung (in der Tag-/Wochenansicht des Terminkalenders zur Terminbuchung) verbessern, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Unsere Ziele und Entwicklungen basieren auf modernsten Designlösungen und einer aktiven Zusammenarbeit mit unseren Nutzern.

Dies führte zu folgenden Verbesserungen und Anpassungen:

• Klarheit der Benutzeroberfläche: Weniger Komplexität der Terminkarte, durch reduzierte Anzahl der sichtbaren Felder, welche sich nun stärker auf relevante Informationen konzentriert und somit zu einer einfacheren Nutzung beiträgt
• Verbesserte inhaltliche Orientierung: Die Kalenderspalten (Tag/Woche) sind für die Terminbuchung direkt zugänglich, was eine bessere Übersicht und Planung ermöglicht. Dies erleichtert das schnelle Erkennen von verfügbaren Terminen und ermöglicht eine effiziente, kalenderübergreifende Planung
• Schnellerer Buchungsprozess: Die Neugestaltung zielt darauf ab, Ihren Buchungsprozess zu beschleunigen (bis zu 5 Sekunden schneller!) und das Risiko von Fehlern zu verringern. Ein intuitiveres Layout der Felder führt Sie schneller durch den Buchungsprozess
• Erweiterte Kalenderfunktionen:
  • Bessere Übersicht, da die neue Terminkarte direkt im Terminkalender implementiert ist und es ermöglicht sie per Drag & Drop zu verschieben. Darüber hinaus können weitere Zeitfenster direkt durch Anklicken in der Kalenderspalte ausgewählt werden. Diese Anpassungen sorgen für mehr Flexibilität während des Buchungsprozesses
  • Ein fehlerhaft ausgewähltes Patientenprofil kann nun schnell aus der Terminkarte entfernt werden, ohne den Buchungsvorgang abbrechen zu müssen

Durch diese Verbesserungen streben wir eine optimale Benutzererfahrung an, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch zur Zufriedenheit Ihres Teams und Ihrer Mitarbeiter beiträgt.

Wir sind davon überzeugt, dass diese Neugestaltung der Terminkarte einen wesentlichen Beitrag zur Vereinfachung Ihrer täglichen Arbeit leisten wird.

Terminerstellung über den "Termin suchen" Button

Sie können einen Termin erstellen, indem Sie zuerst die Terminart auswählen und somit eine Übersicht über die verfügbaren Zeitfenster in dem/den gewählten Terminkalender/n zu erhalten. Die Terminkarte wird anschließend mit den relevanten Informationen (Datum, Uhrzeit, Terminart) gefüllt und angezeigt.

Hinweise zur Schnellbuchungs-Terminkarte

• Wenn bestimmte Termindetails (Terminart, Behandlungsdauer, Startzeitpunt, etc.) nicht mit den Einstellungen der Sprechzeit übereinstimmen, sehen Sie einen Warnhinweis (die Erstellung wird dadurch nicht blockiert)
• Sie können die Terminkarte auf der Nutzeroberfläche verschieben, falls notwendige Informationen im Terminkalender verdeckt sind

Öffnen Sie die Terminkalenderansicht (Tages- oder Wochenansicht) und wählen Sie die gewünschten Terminkalender über den Statusfilter auf der linken Seite

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Termin suchen" oben links und wählen Sie eine Terminart
2. Verfügbare Zeitfenster für die gewünschte Terminart, in den ausgewählten Terminkalendern, werden nun grün hervorgehoben (die Größe des Zeitfensters kann je nach Behandlungsdauer der Terminart variieren)
3. Wählen Sie ein Zeitfenstern indem Sie einen grünen Block anklicken
   1. Sie können über die Pfeile links oben auch Termine in den nächsten Wochen einsehen
4. Über die Suchleiste oben wählen Sie die Patient:in. Sie können hierbei suchen nach:
   1. Name
   2. Vorname
   3. Geburtsdatum
   4. Telefonnummer
   5. Falls Sie versehentlich die falsche Patientenkarte ausgewählt haben, können Sie die Auswahl über das X oben rechts im gelben Rechteck entfernen
5. Prüfen Sie die Terminart, Datum und Uhrzeit sowie den gewählten Terminkalender
   1. Falls Sie ein falsches Zeitfenster gewählt haben, können Sie Uhrzeit und Datum nachträglich anpassen
   2. Wenn Sie über das Drop-Down Menü den Terminkalender ändern, prüfen Sie anschließend bitte erneut die Terminart
6. Geben Sie ggf. weitere Informationen in weitere Felder ein, gemäß Ihrer festgelegten Auswahlfelder
7. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Termin erstellen um den Termin zu speichern

Vollbildansicht der Terminkarte und Informationsfelder

Es ist auch eine Vollbildansicht der Terminkarte verfügbar. Diese bietet die Möglichkeit zusätzliche benutzerdefinierte Felder und Optionen anzuzeigen. Die Vollbildansicht ist während des Erstellungsprozesses des Termins verfügbar, indem Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen klicken.

Bedingungen der Vollbildansicht

• Wenn Sie einmal zur Vollbildansicht gewechselt haben, ist es nicht mehr möglich, zur kleineren Terminkarte zurückzukehren
• Wenn Sie einen Termin in einem Ressourcen-Terminkalender erstellen möchten, wird sofort die Vollbildansicht angezeigt
• Es kann vorkommen, dass einzelne (Pflicht-)Felder, die für die Terminerstellung aktiviert sind, die kleine Terminkarte blockieren und Sie sofort die Vollbildansicht sehen

Zusatzfunktionen in der Vollbildansicht Pflichtfelder können Terminkarte blockieren

Bei der Erstellung eines Termins bietet die Vollbildansicht eine Vielzahl von Optionen:

• Patient:innen zur Warteliste hinzufügen
• Einen wiederkehrenden Serientermin erstellen
  • Hinweis: Es sind maximal 100 Terminwiederholungen möglich
• Abrechnungsinformationen eintragen
• Eine überweisende Ärzt:in vermerken
• Den Button Einen anderen Termin finden 
  
  • Klicken Sie auf diesen Button um nochmals die Ansicht der verfügbaren Zeitfenster in grün zu sehen und einen neuen auszuwählen

Um alle relevanten Informationen zu haben, aber auch den Überblick über die obligatorischen Angaben zu behalten, können Sie die benutzerdefinierten Felder auswählen, die bei der Erstellung eines Termins sichtbar sein sollen.

Festlegen von Pflichtfeldern

• Sie können die benutzerdefinierten Felder auswählen, die sichtbar sein sollen, sowie einige von ihnen obligatorisch machen
• Die Sichtbarkeit von benutzerdefinierten Feldern in der Terminkarte kann nur von Administrator-Benutzer:innen definiert werden

Einige benutzerdefinierte Felder können, wenn sie ausgewählt wurden, nicht in der kleinen Terminkarte angezeigt werden, auch unabhängig davon, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt oder nicht. In diesem Fall wird bei jeder Eingabe in die Terminkarte automatisch die Vollbildansicht angezeigt. Wenn ein blockierendes benutzerdefiniertes Feld aktiviert ist, wird ein Warnhinweis mit einer spezifischen Information in den Einstellungen angezeigt.

Einen Sofort-Termin erstellen (Patient:in ins Wartezimmer setzen)

Sie können auch Sofort-Termine erstellen, falls Patient:innen mit einem akuten Problem erscheinen, das eine Behandlung erfordert. Sie können diese Patient:innen sofort in Ihr Wartezimmer setzen.

Tipps zur Nutzung von Sofort-Terminen

Wir empfehlen Ihnen, dies zu tun, um den Überblick über Ihre Kapazitäten sowie eine saubere Terminhistorie zu behalten.

Die Nutzung dieser Funktion findet stets in der Vollbildansicht statt.

1. Wählen Sie die Patient:in über die Suchleiste im oberen Bereich aus. Sie können suchen nach:
   1. Name
   2. Vorname
   3. Geburtsdatum
   4. Telefonnummer
2. Klicken Sie auf das gewünschte Patientenprofil, um die Patientenkarte zu sehen und die vorhandenen persönlichen Daten noch einmal zu überprüfen
3. Klicken Sie auf Spontanen Termin buchen im Menü auf der rechten Seite
4. Sie sehen nun die Terminkarte im Vollbild, die Sie wie gewohnt ausfüllen können
5. Nachdem Sie auf Termin anlegen geklickt haben, erscheint der Termin sofort in Ihrem Terminkalender und ist im Wartezimmerstatus markiert