Fernsupport

Patientenkommunikation

Dieser Artikel beschreibt die verschiedenen Mitteilungen, die über Doctolib versendet werden.

 

Inhalt :

  1. An Patienten gesendete Mitteilungen 
  2. An den Arzt gesendete Mitteilungen
  3. Den Versand von E-Mails testen
  4. Die Kopfzeile Ihrer E-Mail personalisieren
  5. Inhalt der an Patienten gesendeten E-Mails

 

1. An Patienten gesendete Mitteilungen

Während der Terminvergabe: 

Bestätigungs-E-Mail:

  • Wird etwa 10 Minuten nach Terminvereinbarung gesendet. 

Bestätigungs-SMS:

  • Wird nur dann gesendet, wenn der Termin über das Überweisernetzwerk vereinbart wurde.

Erinnerungs-E-Mail:

  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Erinnerungs-E-Mail 7 Tage vor dem Termin, sowie am Tag vor dem Termin (zwischen 14 Uhr und 16 Uhr) verschickt.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Erinnerungs-E-Mail am Tag vor dem Termin verschickt (zwischen 14 Uhr und 16 Uhr).

Erinnerungs-SMS:

  • Diese werden für gewöhnlich um ca. 13:00 Uhr versendet.
  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 2 Tage vor dem Termin versendet.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 24 Stunden vor dem Termin versendet.
  • Wenn der Termin einen Tag im Voraus oder am selben Tag vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 10 Minuten nach der Terminvereinbarung versendet.
  • Wenn Sie einen Termin vorverlegen, kann es vorkommen, dass um 13:00 Uhr keine Erinnerungs-SMS versendet wird. In diesem Fall erhält der Patient sofort nach der Terminverlegung die Erinnerungs-SMS.

Push-Benachrichtigung:

Nur für Patienten, welche die Doctolib-App verwenden und die Push-Benachrichtigungen für diese aktiviert haben.

  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Push-Benachrichtigung zwei Tage vor dem Termin verschickt.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Push-Benachrichtigung am Tag vor dem Termin verschickt.

Beim Stornieren eines Termins (durch eine Abwesenheit):

  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach Erstellen der Abwesenheit versendet.
  • SMS: wird ca. 10 Minuten nach Erstellen der Abwesenheit versendet, sofern keine E-Mail-Adresse in der Patientenkarte hinterlegt ist.

Beim Löschen von Terminen:

  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach dem Löschen des Termins versendet.

Beim Verschieben eines Termins:

  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach Änderung des Termins versendet.

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2. An den Arzt gesendete Mitteilungen

Bei der Terminvereinbarung auf doctolib.de (online):

  • SMS und/oder E-Mail: Versand an den Arzt innerhalb von 10 Minuten nach der Terminvereinbarung. Bedingung: Die Handynummer und/oder E-Mail-Adresse des Behandlers wird für den betreffenden Kalender in den Einstellungen im Bereich Online-Termine eingetragen.

Wenn Sie einen Termin absagen:

  • SMS und/oder E-Mail: Versand an den Arzt innerhalb von 10 Minuten nach Absage des Termins. Bedingung: Die Handynummer und/oder E-Mail-Adresse des Behandlers wird für den betreffenden Kalender in den Einstellungen im Bereich Online-Termine eingetragen. Die Stornierung muss den aktuellen oder nachfolgenden Tag betreffen.

Beim Verschieben eines Termins :

  • SMS und/oder E-Mail: Versand an den Arzt innerhalb von 10 Minuten nach Absage des Termins. Bedingung: Die Handynummer und/oder E-Mail-Adresse des Behandlers wird für den betreffenden Kalender in den Einstellungen im Bereich Online-Termine eingetragen. Die Verschiebung muss denn aktuellen oder nachfolgenden Tag betreffen.

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3. Den Versand von E-Mails testen

Erforderliche Zugangsrechte: Administratorrechte (meine Rechte prüfen)

1. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts, dann auf Einstellungen.

2. Wählen Sie Weitere Einstellungen aus.

Weitere_Einstellungen.png

 

3. Klicken Sie auf SMS und E-Mails (1) im unteren, linken Bereich. Aktivieren Sie im nächsten Schritt die Optionen (2).

SMS___Emails_1.png

 

4. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie den Testversand für E-Mails aktivieren können (1). Wenn dieses Kästchen markiert ist, klicken Sie auf das Kreuz, um das Fenster zu schließen (2). 

SMS___Emails_2.png

 

5. Sobald das Fenster geschlossen ist, erscheint ein neues Feld, mit welchem Sie den Testversand initiieren können. Wählen Sie Kriterien wie TerminkalenderEmpfänger der E-MailBesuchsgrundArt der Nachricht und ob der Termin online oder offline gebucht wurde. Klicken Sie dann auf Senden. Die Test-E-Mail müsste nun in Ihrem E-Mail-Postfach sein.

Test_Mail.png

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4. Die Kopfzeile Ihrer E-Mail personalisieren

Vorsicht: diese Aktion ist unwiderruflich. 

Nachdem das Logo hochgeladen wurde, kann es nicht mehr gelöscht werden. Sie können es nur austauschen oder ggf. eine weiße Fläche einsetzen. Der Header (Kopfzeile) erscheint in den an Ihre Patienten gesendeten E-Mails. Aber nur wenn der Termin in Ihrer Praxis vereinbart wurde. Hat der Patient seinen Termin online vereinbart, wird das Logo von Doctolib eingesetzt.

 

1. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts, dann auf Einstellungen.

 

2. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.

Weitere_Einstellungen.png

 

3. Klicken Sie im linken Bereich auf SMS und E-Mails.

SMS___Emails_1.png

 

4. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie die Schaltfläche Header der E-Mail anpassen aktivieren können (1). Wenn diese Schaltfläche aktiv (grün) ist, klicken Sie auf das Kreuz, um das Fenster zu schließen(2).

Header_email_anpassen_1.png 

 

5. Klicken Sie dann auf Logo hochladen (1). Sie können das Logo so auch wechseln, sofern vielleicht bereits ein Logo verwendet wurde (siehe Punkt 6.). Das Logo wird automatisch auf eine Größe von 169 x 36 Pixels zugeschnitten.

Logo_hochladen.png 

 6. Um das Logo zu ändern, klicken Sie auf Logo wechseln. 

  Logo_wechseln.png

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5. Inhalt der an den Patienten gesendeten E-Mails

1. E-Mail zur Terminbestätigung/-erinnerung

Terminerinnerung_email.png

 

2. E-Mail zur Terminabsage

Terminestornierung_email.png

 

3. E-Mail bei einer unentschuldigten Abwesenheit

Nachdem der Termin als "Abwesend unentschuldigt" markiert wurde, wird am Abend des Termins (zwischen 19:30 Uhr und 21:00 Uhr) eine E-Mail an den Patienten generiert. 

Unentschuldigt_Abwesend_email.png

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Für weitere Informationen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen,
indem Sie auf das Fragezeichen aide.png oben rechts im Terminkalender klicken. 

 

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