Einstellungen und Informationen zu Ihrer Patientenkommunikation

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Dieser Artikel beschreibt die verschiedenen Mitteilungen, die über Doctolib versendet werden. Zudem erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitteilungen testen und individuell für Ihre Praxis einrichten können.

 

1. Mitteilungen an Ihre Patient:innen und deren Versandzeitpunkt

Es gibt verschiedene Information- und Benachrichtigungsmitteilungen, die Ihren Patient:innen teilweise automatisiert zugesandt werden. Im Folgenden werden Ihnen diese aufgeführt, inklusive des jeweiligen Versandzeitpunkts.

Ein Termin wird vereinbart

Bestätigungs-E-Mail:

  • Wird etwa 10 Minuten nach Terminvereinbarung gesendet. 

Bestätigungs-SMS:

  • Wird etwa 10 Minuten nach Terminvereinbarung gesendet. Wird nur dann gesendet, wenn der Termin über das Überweisernetzwerk vereinbart wurde.

Erinnerungs-E-Mail:

  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Erinnerungs-E-Mail 7 Tage vor dem Termin, sowie am Tag vor dem Termin (zwischen 14 Uhr und 16 Uhr) verschickt.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Erinnerungs-E-Mail am Tag vor dem Termin verschickt (zwischen 14 Uhr und 16 Uhr). 

Erinnerungs-SMS:

  • Diese werden für gewöhnlich um ca. 13:00 Uhr versendet.
  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 2 Tage vor dem Termin versendet.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 24 Stunden vor dem Termin versendet.
  • Wenn der Termin einen Tag im Voraus oder am selben Tag vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 10 Minuten nach der Terminvereinbarung versendet.
  • Wenn Sie einen Termin vorverlegen, kann es vorkommen, dass um 13:00 Uhr keine Erinnerungs-SMS versendet wird. In diesem Fall erhält der Patient sofort nach der Terminverlegung die Erinnerungs-SMS.

Push-Benachrichtigung:

Nur für Patient:innen, welche die Doctolib-App verwenden und die Push-Benachrichtigungen aktiviert haben. 

  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Push-Benachrichtigung 2 Tage vor dem Termin verschickt
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Push-Benachrichtigung am Tag vor dem Termin verschickt
Ein Termin wird storniert (im Zuge einer Abwesenheit)
  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach Erstellen der Abwesenheit versendet
  • SMS: wird ca. 10 Minuten nach Erstellen der Abwesenheit versendet, sofern keine E-Mail-Adresse in der Patientenkarte hinterlegt ist
Ein Termin wird gelöscht
  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach dem Löschen des Termins versendet
Ein Termin wird verschoben
  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach Änderung des Termins versendet
  • SMS: wird ca. 10 Minuten nach Erstellen der Abwesenheit versendet, sofern keine E-Mail-Adresse in der Patientenkarte hinterlegt ist

Hinweis

Bei einer Terminverschiebung wird die Benachrichtigung nur dann ausgelöst, wenn der Termin um mindestens eine Stunde verschoben wird. (Gilt nur bei Verschiebungen, die nicht durch Abwesenheiten bedingt sind)

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2. Rufnummer in den Benachrichtigungen (SMS/ E-Mails) angeben

  1. Klicken Sie auf Ihre Initialen oben rechts, dann auf Einstellungen
  2. Wählen Sie Terminkalender aus (erforderliche Zugangsrechte: Administrator (Meine Rechte prüfen))
  3. Klicken Sie neben dem gewünschten Terminkalender ganz rechts auf den pencil.png Stift
  4. Im Feld Rufnummer können Sie eine gewünschte Rufnummer eintragen, die den Patient:innen in Bestätigungsmails - & SMS mitgeteilt wird.
  5. Klicken Sie rechts unten auf Bestätigen, um Ihre Eingabe zu speichern

Hinweis: Sollte das Feld leer sein, wird automatisch die Rufnummer Ihrer Praxis mitgeteilt.

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3. An den Arzt gesendete Mitteilungen

Ein Termin wird auf doctolib.de (online) vereinbart:

  • SMS und/oder E-Mail: Versand an den Arzt innerhalb von 10 Minuten nach der Terminvereinbarung
  • Bedingung: Die Handynummer und/oder E-Mail-Adresse des Behandlers wird für den betreffenden Kalender in den Einstellungen im Bereich Online-Termine eingetragen.

Ein Termin wird von Ihnen abgesagt:

  • SMS und/oder E-Mail: Versand an den Arzt innerhalb von 10 Minuten nach Absage des Termins
  • Bedingung: Die Handynummer und/oder E-Mail-Adresse des Behandlers wird für den betreffenden Kalender in den Einstellungen im Bereich Online-Termine eingetragen. Die Stornierung muss den aktuellen oder nachfolgenden Tag betreffen.

Ein Termin wird von Ihnen verschoben:

  • SMS und/oder E-Mail: Versand an den Arzt innerhalb von 10 Minuten nach Absage des Termins
  • Bedingung: Die Handynummer und/oder E-Mail-Adresse des Behandlers wird für den betreffenden Kalender in den Einstellungen im Bereich Online-Termine eingetragen. Die Verschiebung muss denn aktuellen oder nachfolgenden Tag betreffen.

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4. Den Versand von E-Mails testen

Sie können eine Testmail versenden, um selber das Layout Ihrer versandten Mails zu überprüfen.

  1. Klicken Sie auf Ihre Intialen oben rechts, dann auf Einstellungen
  2. Wählen Sie Weitere Einstellungen aus
  3. Klicken Sie auf SMS und E-Mails links in der Menüspalte
  4. Klicken Sie rechts oben auf cog.pngErweiterte Optionen
  5. Im folgenden Fenster können Sie den toggle-off.pngTestversand für E-Mails aktivieren. Klicken Sie anschließend auf das Kreuz, um das Fenster zu schließen
  6. Es erscheint ein neues Feld, mit welchem Sie den Testversand initiieren können. Bestimmen Sie die Kriterien wie:
    1. Terminkalender
    2. Empfänger der E-Mail
    3. Besuchsgrund
    4. Art der Nachricht
    5. Wurde der Termin online oder offline gebucht
  7. Klicken Sie abchließend auf Senden
  8. Die Test-E-Mail wird nun in das angegebene E-Mail-Postfach zugestellt, kontrollieren Sie bitte ggf. auch den Spam-Ordner

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5. Inhalt der an den Patient:innen gesendeten E-Mails

1. E-Mail zur Terminbestätigung

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2. E-Mail zur Terminerinnnerung am Vortag

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3. E-Mail und SMS zur Terminabsage

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4. E-Mail bei einer unentschuldigten Abwesenheit

Nachdem der Termin als "Abwesend unentschuldigt" markiert wurde, wird am Abend des Termins (zwischen 19:30 Uhr und 21:00 Uhr) eine E-Mail an die Patient:innen generiert. 

Wird bei einer Patient:in drei mal der Status Abwesend unentschuldigt gesetzt, ist es dieser Person nicht mehr möglich, online in Ihrer Praxis einen Termin zu buchen.

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