Patientenkarten zusammenführen

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mehrere Patientenkarten zusammenführen können, für den Fall, dass zu Patient:innen in Ihrer Patientenbasis doppelte Patientenkarten bestehen.

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  • Wenn Sie mit einem Doctolib-Konnektor arbeiten, finden Sie entsprechende Anleitungen hier

Wichtig

  • Das Zusammenführen von Patientenakten kann nicht rückgängig gemacht werden: Sobald Sie bestätigt haben, dass Sie sie zusammenführen möchten, ist dies irreversibel
  • Sie können nicht auswählen, welche Kontaktinformationen (Telefonnummer und E-Mail) in der Patientenakte gespeichert werden sollen, da es sich dabei um Daten handelt die von Patient:innen eingegeben und verwaltet werden. Kontaktieren Sie die Person ggf. und bitten Sie darum, die Änderungen online im Doctolib-Konto vorzunehmen
  • Duplikate können zum Beispiel entstehen, wenn eine Patientenkarte von Ihnen in der Praxis angelegt wurde, die gleiche Person aber auch mit einem Doctolib-Benutzerkonto Online-Termine bei Ihnen gebucht hat

 

Patient:innen zusammenführen (via Patientenkarte oder -Management)

Sobald Doctolib ein potenzielles Duplikat von Patient:innen registriert, erhalten Sie die entsprechende Information Doppelte Einträge gefunden unter dem Patientennamen (oben links in der Termin- oder Patientenkarte).

  1. Klicken Sie auf Name=diamond-exclamation.png Doppelte Einträge gefunden (erforderliche Zugangsrechte: mindestens "Terminverwaltung" (meine Rechte prüfen))
  2. Beide (bzw. alle, bei mehr als 2) bestehenden Patientenakten werden angezeigt (Patientenkarte, Doppelter Eintrag 1, Doppelter Eintrag 2,...)
  3. Beachten Sie die abweichenden Daten in den Patientenakten, rot unterlegt und gekennzeichnet mit einem mceclip0.png
  4. Klicken Sie unten auf Name=angle-down.png Mehr Informationen anzeigen, um weitere Patientendaten zu sehen
  5. Sie haben anschließend 2 Optionen:
Ich möchte die Patientenkarten zusammenführen

Bitte beachten Sie

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

  1. Prüfen Sie aufmerksam die verschiedenen Informationen der Patientenakten
  2. Markieren Sie Name=Square-check.png die Patientenakten, die Sie zusammenführen möchten
  3. Klicken Sie auf Die Patientenkarten zusammenführen
  4. Definieren Sie die korrekten Daten aus, die übernommen werden sollen
  5. Klicken Sie auf Die Zusammenführung bestätigen

Es werden nun sowohl die Patient:innen als auch die bestehenden (anstehende sowie vergangene) Termine zusammengeführt.

Hinweis zur Sperre für die Online-Terminbuchung

Ist einer der beiden Patient:innen für das Buchen von Onlineterminen gesperrt, wird er durch das Zusammenfügen entsperrt. Sofern der Patient weiterhin keine Onlinetermine buchen können soll, muss er erneut gesperrt werden.

Ich möchte die Patientenkarten nicht zusammenführen
  1. Klicken Sie auf Für diese Patient:innen gibt es keine mehrfachen Einträge  
  2. Klicken Sie auf Bestätigen
    1. Bitte beachten Sie: Sofern Sie den Vorgang abschließend bestätigen, wird es wird in Zukunft nicht möglich sein, die Dateien zusammenzuführen
    2. Klicken Sie auf Abbrechen und verlassen Sie die Patientenkarte, um den Vorgang später nochmal zu prüfen

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Gut zu wissen

1. Neue Patient:innen mit bereits existierenden zusammenführen

Um zu vermeiden, dass Duplikate erstellt werden überprüfen Sie, dass die wichtigsten Informationen immer auf der Patientenkarte enthalten sind:

  • der Name
  • der Vorname
  • das Geburtsdatum
  • die E-Mail-Adresse
  • die Handynummer
  • die Patientennummer

mceclip0.png  Überprüfen Sie bitte, dass alle Angaben der Patient:innen exakt buchstabiert sind, um Doppeleinträge zu vermeiden. Ein kleiner Fehler in der Schreibweise des z. B. Namens führt bereits dazu, dass Duplikate erstellt werden.

Nach dem Zusammenführen der Patientenkarten werden auch alle Termine der Patient:innen zusammengeführt und erscheinen auch im Patientenbereich auf doctolib.de.

Hinweis zur Patientennummer:

Sofern die Patientennummer unterschiedlich ist, ist eine Zusammenführung nicht möglich. Um die Patientennummer in der Patientenkarte anzeigen zu lassen, aktivieren Sie diese in Ihren Einstellungen unter Weitere Einstellungen -> Einstellungen Kalender; hier aktivieren Sie die Box Externe Nutzerkennung

Sollten die Patientennummern abweichen, kontaktieren Sie bitte unseren Produkt Support, um eine der beiden Nummern zu entfernen. Erst dann ist eine Zusammenführung möglich.

2. Patient:innen zusammenführen wenn Sie über eine Schnittstelle zu Ihrer Software verfügen

Aus technischen Gründen kann es unmöglich sein Patientenkarten zusammenzuführen, wenn Ihr Doctolib Terminkalender mit Ihrer professionellen Software eine Schnittstelle hat. Das Kästchen vor dem Namen ist inaktiv: 

Sie können die Patientenkarten teilweise zusammenführen aber müssen die Stammdaten in Ihrer Praxissoftware anpassen, da diese der "Hausmeister" Ihrer Patientenstammdaten ist.

 

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