Aufgaben: Informationen und Funktionen zum Aufgaben-Management

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Das Doctolib Aufgaben-Management ist das ideale Werkzeug, um die Aufgaben Ihres Praxisalltags digital zu zentralisieren und somit Kalendernotizen, Post-it-Zettel und andere Notizbüchern zu ersetzen. Vereinfachen Sie somit die Arbeitsabläufe in Ihrer Praxis und behalten Sie den Überblick über Ihre eigenen Aufgaben sowie die Aufgaben innerhalb Ihrer Organisation behalten.

Wichtig

  • Nutzer:innen haben Einsicht in alle Aufgaben Ihrer Praxis, mit Ausnahme solcher, die sich auf Patient:innen einer nicht freigegebenen Patientenbasis beziehen
  • Aufgaben können mit Bezug auf bestimmte Patient:innen oder als interne To-Dos ohne Patientenbezug erstellt werden

 

Mein Aufgaben-Management und dessen Funktionen verstehen

Das Aufgaben-Management befindet sich links im blauen Menü. Sobald der Bereich angeklickt wird, erscheint ein seitliches Panel, das verschiedene Informationen und Funktionen beinhaltet.

Hinweis

  • Der orange Punkt zeigt an, wie viele ungelesene Aufgaben oder Aufgaben mit neuen Aktivitäten bestehen
  • Die angezeigte Zahl in Klammern gibt die Anzahl der Ihnen zugewiesenen offenen Aufgaben an
Welche Informationen finde ich im Aufgaben-Panel?

Wenn Sie das Aufgaben-Management öffnen, werden als erstes die Ihnen selbst zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Sie sehen folgende Informationen:

  • Nur offene Aufgaben und ToDos werden angezeigt
  • Wesentliche Informationen zur Aufgabe sind auf den ersten Blick ersichtlich:
    • Titel der Aufgabe
    • Fälligkeitsdatum of the task
    • Verantwortliche:r of the task
    • Betroffene Patient:in (sofern festgelegt)
    • Kommentare (Anzahl der Kommentare)
  • Neue Aufgaben oder solche mit neuer Aktivität werden mit einem orangen Punkt markiert
Funktionen und Arbeitsoberfläche meines Aufgaben-Managements

Über das Panel des Aufgaben-Managements haben Sie Zugriff auf verschiedene Bereiche und Funktionen.

  • Klicken Sie auf Delegiert, um Aufgaben einzusehen, die Sie selbst erstellt haben und die anderen Nutzerkonten zugewiesen sind
  • Klicken Sie auf eine Aufgabe, um detaillierte Informationen einzusehen oder die Aufgabe zu bearbeiten und zu kommentieren
  • Klicken Sie unten auf  external-link.png Weitere Aufgaben anzeigen, um zu einer Vollbildansicht aller Aufgaben innerhalb der Praxis zu gelangen (inkl. erledigten Aufgaben)
    • Bitte beachten: Benutzer:innen können nur Aufgaben mit Patientenbezug sehen, sofern die Patient:innen zu einer Patientenbasis gehören, auf die die Benutzer:in Zugriff hat
  • Klicken Sie auf alert & info_circle-check.png dieses Symbol for einer Aufgabe - die Aufgabe wird sofort geschlossen
  • Klicken Sie auf  Aufgabe hinzufügen, um eine neue Aufgabe für sich oder eine Kolleg:in zu erstellen 

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Schließen des Aufgaben-Managements

Um das seitliche Panel zu schließen:

  • Klicken Sie nochmals auf den Namen der Sektion links im blauen Menü
  • Klicken Sie auf das times.png Schließen Symbol oben rechts im Panel

 

Eine neue Aufgabe hinzufügen

Sie können neue Aufgaben erstellen, die Sie sich selbst oder Kolleg:innen innerhalb Ihrer Praxis zuweisen können. Die Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Aufgabe steht in verschiedenen Abschnitten zur Verfügung:

  • Im Bereich Mir zugewiesen, der Ihre eigenen Aufgaben beinhaltet
  • Im Bereich Delegiert
  • Im Bereich Alle Aufgaben
Eine neue Aufgabe hinzufügen

Hinweis

  • Sobald Sie eine neue Aufgabe erstellen, wird diese standardmäßig zunächst immer Ihnen selbst zugewiesen
  • Aufgabe mit Patientenbezug:
    • Die auswählbaren Patient:innen sind abhängig vom zuvor gewählten Verantwortlichen der Aufgaben
    • Sobald ein Verantwortlicher ausgewählt wurde, schlägt die Suchleiste nur noch Patient:innen aus den Patientenbasen vor, auf die der Verantwortliche Zugriff hat
  1. Öffnen Sie Ihren Terminkalender und klicken Sie links im blauen Menü auf  check (1).png Aufgaben
  2. Öffnen Sie den gewünschten Bereich und klicken Sie auf plus.png Aufgabe hinzufügen
  3. Bestimmen Sie den Verantwortlichen über das Drop-Down Menü oder weisen Sie die Aufgabe sich selbst zu
  4. Hat die Aufgabe Bezug zu bestimmten Patient:innen, starten Sie die Patientensuche über das Feld Patient:in hinzufügen
    1. In der Suchleiste können Sie per Name, (komplettem) Geburtsdatum oder Mobilfunknummer suchen
  5. Legen Sie das Fälligkeitsdatum der Aufgabe fest
    1. Tipp: Ein Klick auf das kleine calendar.png Kalendersymbol rechts, öffnet einen Miniatur-Kalender
    2. Das tagesaktuelle Datum ist stets zunächst als Fälligkeitsdatum eingetragen
  6. Benennen Sie die Aufgabe mit einem möglichst kurzen und aussagekräftigen Titel
  7. Fügen Sie weitere Informationen in der Beschreibung hinzu, falls vorhanden und notwendig
    1. Tipp: Wenn die Aufgabe Kolleg:innen zugewiesen wird, empfehlen wir, eine kurze Beschreibung einzugeben, um Rückfragen zu vermeiden
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufgabe zu erstellen

check vert.PNGDie Aufgabe wurde erfolgreich erstellt. Nutzen Sie den arrow-left.png Zurück Button oben links im Panel, um zur vorherigen Übersicht zu gelangen oder klicken Sie auf times.png um das Panel zu schließen.

 

Benachrichtigungen zu meinen Aufgaben

Um Sie über neue Aufgaben oder neue Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten, erhalten Sie entsprechende optische Benachrichtigungen.

Hinweis

  • Benachrichtigungen sind nur in der Doctolib Anwendung sichtbar, es gibt keine E-Mail-Benachrichtigungen
  • Benachrichtigungen werden ausgelöst durch:
    • eine Ihnen zugewiesene Aufgabe wurde nun anderen Benutzer:innen zugewiesen
    • eine Aufgabe (bestehend oder neu) wurde Ihnen zugewiesen
    • eine von Ihnen erstellte Aufgabe hat den Verantwortlichen gewechselt
    • ein neuer Kommentar wurde in Ihren oder von Ihnen erstellten Aufgaben hinterlassen
Wie werden Benachrichtigungen dargestellt?
  • Benachrichtigungen werden mit einem orangen Punkt markiert
  • Der orange Punkt erscheint 
    • links im blauen Menü auf dem Symbol des Aufgaben-Managements
    • über den Bereichen Mir zugewiesen oder Delegiert
    • innerhalb der beiden Bereiche vor der entsprechenden Aufgabe

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Hinweis

Die Zahl innerhalb des orangefarbenen Punktes links im blauen Menü gibt die Anzahl der Aufgaben mit neuen Aktivitäten an, nicht die Anzahl der Aktivitäten.

Wie entferne ich die Benachrichtigung?

Um die Anzahl der Benachrichtigungen gering zu halten, können Sie den orangefarbenen Punkt von jeder Aufgabe entfernen, indem Sie diese öffnen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie immer die entsprechende Aktivität überprüfen und neue Kommentare oder geänderte Verantwortlichkeiten aufmerksam lesen.

 

 

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