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4 Schritte: So einfach können Sie Ihre Einstellungen nach der COVID-19-Pandemie überprüfen

Versand von E-Mails und SMS

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Sie können den Versand Ihrer E-Mails und SMS individuell für die einzelnen Terminkalender einstellen.

 

Inhalt

  1. Den Versand von SMS/ E-Mails je Terminkalender aktivieren/ deaktivieren
  2. Den Versand von SMS/ E-Mails je Besuchsgrund aktivieren/ deaktivieren
  3. Den Versand von Benachrichtigungen je Patient aktivieren/ deaktivieren
  4. Wann werden die Benachrichtigungen versandt?

 

1. Den Versand von SMS/ E-Mails je Terminkalender aktivieren/ deaktivieren

1. Klicken Sie auf Ihren Namen in der rechten oberen Ecke und dann auf Einstellungen.

 

 

2. Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Rubrik SMS und E-Mails.

Weitere_Einstellungen.png

 

3. Klicken Sie dann im linken Bereich auf SMS und E-Mails, ehe Sie den entsprechenden Terminkalender wählen, für den Sie den Versand von SMS/ E-Mails anpassen möchten. Setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Benachrichtigungen, um den Versand von SMS/ E-Mail zu aktivieren oder entfernen Sie den Haken, um ihn zu deaktivieren. Zum Abschluss klicken Sie auf Bestätigen.

Versand_einstellen.png

 

Gut zu wissen: Sie möchten wissen zu welchem Zeitpunkt Benachrichtigungen gesendet werden? Werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel.

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2. Den Versand von SMS/ E-Mails je Besuchsgrund aktivieren/ deaktivieren

1. Klicken Sie auf Ihren Namen in der rechten oberen Ecke und dann auf Einstellungen.

Einstellungen.png


2. Wählen Sie nun die Rubrik Besuchsgründe aus.

Besuchsgr_nde.png


3. Klicken Sie nun oben links auf Optionen und betätigen Sie den noch grauen Schiebeschalter bei Bearbeitung der Erinnerungs-SMS und E-Mails. Sobald dieser grün wird, haben Sie die Option aktiviert.

Optionen_BG.png


Optionen_BG_aktiv.png


4. Schließen Sie den Bereich Optionen, indem Sie oben rechts auf das Kreuz oder aber einfach rechts daneben klicken. Sie haben nun die Möglichkeit, den Versand von Benachrichtigungen je Besuchsgrund zu aktivieren oder zu deaktivieren. Ist ein Haken gesetzt, werden für diesen Besuchsgrund keine Benachrichtigungen versandt. Ohne Haken, erhält der Patient alle Informationen in Bezug auf die Behandlung. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie am Ende auf Bestätigen.

Benachrichtigungen_aktivieren_deaktivieren.png


5. Bei Zugriff auf mehrere Terminkalender, achten Sie darauf, das entsprechende Fachgebiet und Alle Terminkalender zu wählen, um die Änderungen vorzunehmen. Haben Sie dazu noch Kategorien erstellt, wählen Sie auch hier die passende aus.

Gut zu wissen: Sie haben Zugriff auf nur einen Terminkalender? In diesem Fall können Sie direkt die gewünschten Änderungen vornehmen, ohne ein Fachgebiet oder Terminkalender zu wählen. 

Wenn Sie Änderungen für mehrere Besuchsgründe gleichzeitig vornehmen möchten, klicken links der Besuchsgründe die Kästchen an wählen bei Benachrichtigungen deaktivieren "Ja" oder "Nein" aus.

Auch hier, zum Speichern bitte auf Bestätigen klicken.

Mehrere_BG_gleichzeitig.png

 

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3. Den Versand von Benachrichtigungen je Patient aktivieren/ deaktivieren

Sie haben des Weiteren die Möglichkeit, den Versand von Benachrichtigungen je Patient zu aktivieren/ deaktivieren, wenn dieser einen Termin bei Ihnen in der Praxis vereinbart. Diese Option trifft nicht zu, wenn der Patient seinen Termin über das Internet eigentständig reserviert.

Grundsätzlich ist der Versand von Benachrichtigungen aber für jeden Patienten aktiviert.

1. Rufen Sie eine Patientenkarte auf, indem Sie den Patienten entweder a) über die Suchleiste oben aufrufen:

Suchleiste.png

oder b) seinen Termin öffnen und dann auf Details klicken, um die Patientenkarte anzuzeigen. 

Details.png


2. Wenn Sie sich im Bereich Kontakt des Patienten befinden, gehen Sie nach ganz unten auf der Seite wo Sie das Feld Nachrichten sehen können. Ist der Schiebeschalter grau, so werden dem Patienten keine Nachrichten zugeschickt. Ist es grün, ist der Versand von SMS und E-Mails aktiviert. 

Haben Sie die gewünschten Anpassungen vorgenommen, klicken Sie auf Änderungen speichern.

Patientenkarte__ndern.png


Sind die Benachrichtigungen für diesen Patienten deaktiviert, erhalten Sie folgende Nachricht auf seiner Patientenkarte:

keine_Benachrichtigung.png

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4. Wann werden die Benachrichtigungen versandt?

Während der Terminvergabe: 

Bestätigungs-E-Mail:

  • Wird etwa 10 Minuten nach Terminvereinbarung gesendet. 

Bestätigungs-SMS:

  • Wird nur dann gesendet, wenn der Termin über das Überweisernetzwerk vereinbart wurde. 

Erinnerungs-E-Mail:

  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Erinnerungs-E-Mail 7 Tage vor dem Termin, sowie am Tag vor dem Termin (zwischen 14 Uhr und 16 Uhr) verschickt.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Erinnerungs-E-Mail am Tag vor dem Termin verschickt (zwischen 14 Uhr und 16 Uhr). 

Erinnerungs-SMS:

  • Diese werden für gewöhnlich um ca. 13:00 Uhr versendet.
  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 2 Tage vor dem Termin versendet.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 24 Stunden vor dem Termin versendet.
  • Wenn der Termin einen Tag im Voraus oder am selben Tag vereinbart wurde, wird die Erinnerungs-SMS 10 Minuten nach der Terminvereinbarung versendet.
  • Wenn Sie einen Termin vorverlegen, kann es vorkommen, dass um 13:00 Uhr keine Erinnerungs-SMS versendet wird. In diesem Fall erhält der Patient sofort nach der Terminverlegung die Erinnerungs-SMS.

Push-Benachrichtigung:

Nur für Patienten, welche die Doctolib-App verwenden und die Push-Benachrichtigungen für diese aktiviert haben. 

  • Wenn der Termin mehr als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Push-Benachrichtigung zwei Tage vor dem Termin verschickt.
  • Wenn der Termin weniger als 7 Tage im Voraus vereinbart wurde, wird eine Push-Benachrichtigung am Tag vor dem Termin verschickt.

Beim Stornieren eines Termins (durch eine Abwesenheit):

  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach Erstellen der Abwesenheit versendet.
  • SMS: wird ca. 10 Minuten nach Erstellen der Abwesenheit versendet, sofern keine E-Mail-Adresse in der Patientenkarte hinterlegt ist.

Beim Löschen von Terminen:

  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach dem Löschen des Termins versendet, sofern E-Mail-Adresse (oder E-Mail-Adresse + Handynummer) in seiner Patientenkarte hinterlegt sind.
  • SMS: wird ca. 10 Minuten nach dem Löschen des Termins versendet, sofern lediglich eine Handynummer in seiner Patientenkarte hinterlegt ist.

Beim Verschieben eines Termins:

  • E-Mail: wird ca. 10 Minuten nach Änderung des Termins versendet.

 

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