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Hinweise, Blockierregeln & Dokumente

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Sie können Ihren Patienten Dokumente, z.B. einen Anamnesebogen zukommen lassen, Filter für die Onlinebuchung setzen oder Ihre Patienten vorab Fragen beantworten lassen.

 

Inhalt

  1. Übersicht zu Hinweisen, Regeln & Dokumenten
  2. Terminhinweise erstellen & bearbeiten
  3. Blockierregeln bzw. Fragen in die Terminvereinbarung integrieren
  4. Arten von Blockierregeln
  5. Ein Dokument erstellen oder hochladen
  6. Ihre Unterschrift einfügen
  7. Ihre Unterschrift ändern
  8. Dokumente mit nur einem Patienten teilen

 

1. Übersicht zu Hinweisen, Regeln & Dokumenten

1. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts und dann auf Einstellungen.

 

 

2. Klicken Sie auf Hinweise & Regeln.

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3. Sie gelangen automatisch zur Übersicht (1).

Zur schnelleren Übersicht können Sie einen Filter für die Fachrichtung (2) und den Besuchsgrund (3) festlegen.

Klicken Sie auf das Auge (4), um mehr Details zu Hinweisen, Regeln oder Dokumenten zu sehen und diese ggf. zu bearbeiten.

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4. Nachdem Sie auf das Auge geklickt haben, um die Hinweise, Regeln oder Dokumente zu sehen, können Sie jeden Punkt bearbeiten, indem Sie auf der rechten Seite auf den Stift klicken (1) oder z. B. eine neue Blockierregel erstellen, indem Sie hinzufügen (2) auswählen.

regeln.PNG

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2. Terminhinweise erstellen & bearbeiten

Terminhinweise können ... 

a. bei der Onlineterminvereinbarung oder

b. nach Abschluss der Terminvereinbarung erscheinen. Diese finden sich immer in der Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail und im Patientenkonto. Tw. werden Sie Ihren Patienten auch in der Erinnerungs-SMS angezeigt. Details dazu weiter unten.

1. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts und dann auf Einstellungen.

 

 

2. Klicken Sie auf Hinweise & Regeln.

Hinweise_FAQ.PNG

 

3. Wählen Sie Hinweise (1). Hier können Sie - falls gewünscht - eine neue Terminregel hinzufügen (2). Die bestehenden Hinweise können Sie filtern (3), die Reinfolge der Hinweise über den Pfeil anpassen (4) oder bestehende Hinweise und Regeln ändern (5) bzw. löschen (6).

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Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu Bestätigen.

 

4. Wenn Sie einen neuen Terminhinweis erstellen :

Wählen Sie Patient Information (1) bei Art der Terminregel.
Wählen Sie nun aus für welchen Terminkalender, welche Besuchsgründe und welchen Versicherungssektor der Hinweis gedacht ist (2). Legen Sie fest, ob der Hinweise vor oder nach der Terminvereinbarung (3) angezeigt werden soll. Wählen Sie entweder aus den von uns vorgeschlagene Hinweisen (4) oder fügen Sie eine eigene Regel hinzu (5). Die vorgeschlagenen Hinweise sind vom Fachgebiet der Terminkalender abhängig. Bei einem Hinweis nach der Terminvereinbarung können sie auch ein Dokument anhängen (6). Dieses Dokument muss dafür vorher unter dem Menüpunkt Dokumente hochgeladen werden. Klicken Sie anschließend auf Bestätigen (7).

 

Anmerkung: Soll der Hinweis vor der Terminvereinbarung angezeigt werden, stellen Sie sich die Frage, ob die Information dem Patienten bei der Entscheidung hilft, dass er den richtigen Termin (richtiger Arzt, richtiger Besuchsgrund, richtige Zeit etc.) bucht. Hilft der Hinweis dem Patienten nicht bei der Entscheidung, wählen sie bitte nach der Terminvereinbarung.

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3.  Blockierregeln bzw. Fragen in die Terminvereinbarung integrieren

1. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts und auf Einstellungen

Einstellungen.png

 

2. Gehen Sie zu Hinweise & Regeln. 

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3. Wählen Sie in der Spalte links den Menüpunkt Blockierregeln (1) aus und klicken Sie auf eine Blockierregelnhinzufügen, wenn Sie eine neue erstellen möchten. Hier können Sie selbstverständlich auch bestehende Blockierregeln bearbeiten (kleiner Stift) und löschen (x).


Nachdem Sie auf eine Blockierregel hinzufügen geklickt haben, wählen Sie einen oder mehrere Besuchsgründe und den Versicherungssektor (2) aus, für welchen die Blockierregel angewandt werden soll. Wählen Sie nun auch noch aus, nach welchen Kriterien der Patient bei der Terminvereinbarung blockiert werden soll (3). Vergessen Sie nicht Ihre Einstellung zu bestätigen (4) .

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4. Klicken Sie auf Optionen, um die Option nach Terminkalender anpassen bzw. Unterlagen für den Patienten zu aktivieren. Sie können nun auswählen bei welchem Terminkalender die Blockierregel angewandt werden soll und ggf. sogar Dokumente anhängen. Generell empfehlen wir Ihnen jedoch Dokumente nur an Terminhinweise anzuhängen und nur im Notfall an Blockierregeln.

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4. Arten von Blockierregeln

1. Neue Patienten

Vereinbart ein Patient seinen Termin online, muss er bestätigen, dass er den Behandler bereits besucht hat. Selbst wenn der Patient fälschlicherweise bestätigt, werden in einem nächsten Schritt die Kontaktinformationen des Patienten mit Ihrer Patientenbasis abgeglichen. So wird sichergestellt, dass wirklich nur Patienten, die bereits zu Ihrem Patientenstamm gehören, einen Termin bei Ihnen vereinbaren können.

2. Alter

Beschränken Sie das Alter für einen Besuchsgrund, wird der Patient bei der Terminvereinbarung gefragt, wie alt er zum Zeitpunkt des Termins ist. Sollte der Patient falsche Informationen angeben, prüfen wir im nächsten Schritt bei Eingabe des Gebursdatums, ob er die Altersrichtlinien erfüllt und verhindern ggf. eine falsche Terminbuchung.

3. Überweisung

Der Patient muss bei der Terminbuchung angeben, ob er eine Überweisung hat. Nur bei einem Ja kann er mit der Terminbuchung fortfahren und muss im nächsten Schritt auch angeben wer der Überweiser ist.

4. Quartalsmanagement

Diese Blockierregel verhindert, dass Patienten mehr als einen Termin pro Quartal bei Ihnen in der Praxis online buchen. Hatte der Patient im aktuellen Quartal bereits einen Termin bei Ihnen in der Praxis, werden ihm automatisch Termine im nächsten Quartal vorgeschlagen.

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5. Ein Dokument erstellen oder hochladen/ importieren

1. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts, und auf Einstellungen

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2. Gehen Sie auf Hinweise und Regeln. 

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3. Wählen Sie Dokumente (1) aus. Sie können ein Dokument von Ihrem Rechner hochladen (2) oder ein Dokument erstellen (3). Natürlich haben Sie auch eine Übersicht, über bereits existierende Dokumente. Ihre sogenannte Dokumentenbibliothek. Hier können Sie nach Fachgebiet, Besuchsgrund und Versicherungsart (4) filtern. Wollen Sie ein Dokument ansehen, klicken Sie auf das Auge (5). Soll ein Dokument bearbeitet werden, können Sie die Aktion über den Stift ausführen (5). Und natürlich lassen sich Dokumente mit einem Klick auf das X auch löschen (5).

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4. Zum Hochladen eines Dokumentes, das Sie bereits auf Ihrem Computer gespeichert haben, wählen Sie (nachdem Sie auf ein Dokument hochladen geklickt haben) einen Besuchsgrund (1) und einen Versicherungssektor (2). Sie können das Dokument dann über das Terminfenster nur mit Patienten teilen, die einen Termin für diesen Besuchsgrund haben / dem jeweiligen Versicherungssektor angehören bzw. an Terminhinweise mit diesem Besuchsgrund anhängen. Soll das Dokument mit allen Patienten geteilt werden können, wählen Sie Alle. Geben Sie dem Dokument dann einen Titel (3) und wählen sie das Dokument im Feld Anhang (4) über das Büroklammernsymbol (4) aus den Dateien auf Ihrem Comuter aus. Vergessen Sie nicht, zu Bestätigen (5)

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5. Liegt Ihnen ein Dokument noch nicht als Datei auf Ihrem Rechner vor, können Sie dieses direkt in Doctolib erstellen. In dem neuen Fenster, das sich öffnet, wählen Sie Besuchsgrund (1) und Versicherungssektor (2) aus, für welche das Dokument relevant ist. Sie können das Dokument dann über das Terminfenster nur mit Patienten teilen, die einen Termin für diesen Besuchsgrund haben / dem jeweiligen Versicherungssektor angehören bzw. an Terminhinweise mit diesem Besuchsgrund anhängen. Soll das Dokument mit allen Patienten geteilt werden können, wählen Sie Alle. Geben Sie dem Dokument dann einen Titel (3) und verfassen Sie den Text. Vergessen Sie nicht, zu Bestätigen (4).

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6. Ihre Unterschrift einfügen

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie dann Mein Konto aus.

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2. Klicken Sie nun auf Meine Unterschrift (1) im linken Bereich des Kalenders. Dort haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie können ein Foto von Ihrer Unterschrift (2) machen, indem Sie diese vor die Webcam halten und auf Bild aufnehmen (4).
  • Sie können ein bereits vorhandenes Bild Ihrer Unterschrift von Ihrem PC hochladen. Klicken Sie dafür auf Durchsuchen Sie Ihren Computer (3).

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3. Sie können das Auswahlfeld Ihres Fotos auswählen, indem Sie das Fenster vergrößern oder verkleinern und dann auf Beenden (2) oder Neu beginnen (1) klicken, um das Foto nochmals aufzunehmen.

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7. Ihre Unterschrift ändern

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie dann Mein Konto aus.

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2. Klicken Sie in der linken Spalte auf Meine Unterschrift (1) und dann auf Unterschrift ändern (2)

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3. Nun haben Sie die folgenden Möglichkeiten, um Ihre Unterschrift zu ändern:

  • Sie können ein bereits vorhandenes Bild Ihrer Unterschrift von Ihrem PC hochladen. Klicken Sie dafür auf Durchsuchen Sie Ihren Computer.
  • Sie können ein Foto von Ihrer Unterschrift machen, indem Sie diese vor die Webcam halten und auf Bild aufnehmen.

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8. Ein Dokument mit nur einem Patienten teilen

Dokumente können jedoch nicht nur mit Terminhinweisen verknüpft und automatisch nach der Terminvereinbarung an Patienten gesendet werden, sondern Dokumente können auch individuell mit Patienten geteilt werden. Mehr dazu können Sie in diesem Artikel unserer FAQs nachlesen.

 

 

Gut zu wissen

Ein Dokument per E-Mail senden

Damit der Patient automatisch nach seiner Terminvereinbarung auch ein Dokument erhält, ist es wichtig, dieses mit einem Terminhinweis zu verbinden. Bitte beachten Sie, dass hochgeladene Dokumente nicht als Anhang versendet werden sondern nur als Link. Zudem können die Dokumente im Patientenbereich auf doctolib.de aufgerufen werden.

Nachvollziehen wer ein Dokument mit einem Patienten geteilt hat

Auf der Terminkarte unter Übersicht der Aktionen können Sie nachvollziehen wer ein Dokument mit einem Patienten geteilt hat und wann ihm dieses per E-Mail gesendet wurde.

Adresse eines Patienten 

Wenn die Adresse eines Patienten auf dem Pop-Up beim Vereinbaren eines Termins sichtbar ist, wird sie auch online von ihm abgefragt. Sie können dies aktivieren unter Einstellungen > Weitere Einstellungen > bei Anschrift ein Häkchen setzen.

 

 

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