Patientenmitteilungen: Empfängerlisten erstellen und verwalten

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie personalisierte Empfängerlisten erstellen und verwalten, um Gruppenmitteilungen an Ihre Patienten zu senden.

Wichtig

Beim Erstellen einer Empfängerliste:

  • werden nur Patient:innen berücksichtigt, die Teil Ihrer Patientenbasis sind
  • Nur die Nutzerkonten mit vollem Zugriff (Termin-, Abwesenheits- & Sprechzeitenverwaltung) können Empfängerlisten erstellen und bearbeiten

 

Eine Empfängerliste erstellen und verwenden

Eine Empfängerliste erstellen

Ihnen stehen 2 Wege zum Erstellen einer Empfängerliste zur Verfügung:

Empfängerliste per Excel erstellen Empfängerliste durch manuelle Auswahl erstellen
  1. Öffnen Sie Ihre Terminkalender-Ansicht
  2. Klicken Sie links im blauen Menü auf 987d664b-7706-4c65-af5f-a22403ba31c3 Patientenmanagement (erforderliche Zugriffsstufe: Vollzugriff)
  3. Rufen Sie den Bereich Patientenmitteilungen auf
  4. Klicken Sie auf Empfängerlisten verwalten
  5. Klicken Sie auf Neue Empfängerliste erstellen
  6. Wählen Sie die Registerkarte Aus Excel-Datei aus
  7. Geben Sie im Feld Name der Empfängerliste zunächst eine Bezeichnung für die Empfängerliste ein
    1. Hinweis: Es handelt sich um ein Pflichtfeld
  8. Wählen Sie im Dropdown-Menü Patientenbasis die Patientenbasis Ihrer Wahl aus
  9. Klicken Sie auf In meinem Computer suchen oder nutzen Sie Drag & Drop, um die Excel-Datei zu importieren
    1. Damit die Patient:innen in die Liste aufgenommen werden können, muss die Excel-Datei 3 Spalten enthalten, die in dieser Reihenfolge die Vornamen, die Nachnamen und das Geburtsdatum der Patient:innen enthalten
    2. Das Format der Datei muss .xls oder .xlsx sein.
  10. Klicken Sie abschließend auf Liste erstellen

✅ Die Liste wurde erfolgreich erstellen und kann nun für Mitteilungen an Patienten verwendet werden.

Es existieren Empfänger:innen ohne Patientenkarte

Wenn Empfänger:innen keine Patientenkarte in Ihrer Patientenbasis haben, erscheint nach der Erstellung der Liste die Fehlermeldung, die auf Abweichungen hinweist. Wenn dies der Fall ist, klicken Sie auf in der entsprechenden Patientenzeile auf editor & writing_pen-to-square.png Ändern und dann auf users_user-plus.png Patientenkarte hinzufügen. Geben Sie die persönlichen Daten der Patient:in ein und aktualisieren Sie dann die Liste, indem Sie in der Fehlermeldung auf Empfängerliste aktualisieren klicken.

Eine bestehende Empfängerliste nutzen

Sobald Sie eine Empfängerliste erstellt haben, können Sie diese verwenden, um Gruppenmitteilungen an Ihre Patient:innen zu senden. Zum Beispiel:

  • Wenn Sie eine Patientenmitteilung zur Information versenden möchten, um Ihre Patient:innen über eine bevorstehende Abwesenheit von Ärzt:innen oder der gesamten Praxis zu informieren
    • Mehr Informationen über das Erstellen von Patientenmitteilungen finden Sie hier in diesem Artikel
  • Wenn Sie eine Präventionskampagne durchführen möchten, um Ihre Patient:innen zur Grippeschutzimpfung zu ermutigen
    • Weitere Informationen zur Erstellung von Präventionskampagnen finden Sie in diesem Artikel

 

Eine Empfängerliste bearbeiten oder löschen

Eine Empfängerliste bearbeiten

Sobald die Empfängerliste erstellt ist, können Sie sie bearbeiten, indem Sie Empfänger:innen hinzufügen oder entfernen.

Um Empfänger:innen hinzuzufügen:

  1. Öffnen Sie Ihre Terminkalender-Ansicht
  2. Klicken Sie links im blauen Menü auf 987d664b-7706-4c65-af5f-a22403ba31c3 Patientenmanagement (erforderliche Zugriffsstufe: Vollzugriff)
  3. Rufen Sie den Bereich Patientenmitteilungen auf
  4. Klicken Sie auf Empfängerlisten verwalten
  5. Klicken Sie links auf die gewünschte Empfängerliste
  6. Klicken Sie unten rechts auf Empfänger hinzufügen
  7. Markieren Sie  die Boxen der Patient:innen, die Sie in Ihre Empfängerliste hinzufügen wollen
  8. Klicken Sie abschließend im Bestätigungsfenster auf Hinzufügen

✅ Die Empfänger:innen werden in die Liste aufgenommen und erhalten alle Mitteilungen, die an diese Liste gesendet werden.

Um Empfänger:innen zu entfernen:

  1. Klicken Sie auf Empfängerlisten verwalten
  2. Klicken Sie links auf die gewünschte Empfängerliste
  3. Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Empfänger:innen auf  und anschließend auf Von der Liste entfernen
  4. Klicken Sie abschließend im Bestätigungsfenster auf Löschen

✅ Die Empfänger:innen wurden erfolgreich aus der Liste entfernt und erhalten keine weiteren Mitteilungen, die an diese Liste gesendet werden.

Eine Empfängerliste löschen
  1. Öffnen Sie Ihre Terminkalender-Ansicht
  2. Klicken Sie links im blauen Menü auf 987d664b-7706-4c65-af5f-a22403ba31c3 Patientenmanagement (erforderliche Zugriffsstufe: Vollzugriff)
  3. Rufen Sie den Bereich Patientenmitteilungen auf
  4. Klicken Sie auf Empfängerlisten verwalten
  5. Klicken Sie links auf die zu löschende Empfängerliste, klicken Sie dann auf das Eimer-Symbol oben rechts
  6. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Löschen

✅ Die Empfängerliste wurde erfolgreich gelöscht.

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Mögliche Funktionen in einer Empfängerliste je nach Zugriffsstufe

Angehörige der Gesundheitsberufe, Mitarbeiter:innen oder Assistent:innen, die eine Empfängerliste erstellen, verwalten, importieren und eine Mitteilung versenden möchten, müssen über mindestens einen Terminkalender verfügen und Bearbeitungsrechte dafür besitzen können.

Hier sind einige Besonderheiten zu nennen:

  • Wenn Sie keinen Zugriff auf den mit der Patientenbasis verbundenen Terminkalender haben, können Sie nicht auf die erstellte Empfängerliste zugreifen
  • Wenn Sie nur Lesezugriff auf den Terminkalender haben, können Sie die Empfängerliste einsehen, aber nicht ändern
  • Wenn Sie über Bearbeitungsrechte für den Terminkalender verfügen, können Sie die Empfängerliste bearbeiten
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