Termine über die neue Terminkarten-Ansicht erstellen

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Um einen Termin auf dem schnellstmöglichen Weg zu erstellen, können Sie die neue Terminkarten-Ansicht verwenden. Mit diesem Tool können Sie schnell einen Termin erstellen und behalten während der Erstellung eines neuen Termins den vollen Überblick über Ihren Terminkalender und dessen Sprechzeiten.

Wichtige Informationen zur Anwendung

  • Die neue Ansicht dient lediglich zur Erstellung von Terminen - Abwesenheiten und einmalige Sprechzeiten werden weiterhin im Vollbildschirm angelegt
  • Einige Funktionen (Warteliste, Abrechnungsinformationen) und Felder werden in der neuen Terminkarte nicht angezeigt und können nicht ausgefüllt werden. Klicken Sie hierfür bitte auf Weitere Optionen
  • Kettentermine, Terminserien sowie wiederkehrende Termine können nicht über die Terminkarte erstellt werden - nutzen Sie hierzu links oben die blaue Schaltfläche Termin suchen

 

Die Terminerstellung über die neue Terminkarte

Um einen Termin über die neue Terminkarten-Ansicht zu erstellen, müssen Sie im gewünschten und sichtbaren Terminkalender nur auf einen beliebigen Zeitslot klicken. Sollten Sie die gewünschte Uhrzeit nicht exakt treffen, können Sie die Uhrzeit in der Terminkarte nachträglich anpassen.

Patient:in suchen und auswählen
  • Ganz oben finden Sie eine Suchleiste, über die Sie nach Bestandspatient:innen suchen können
  • Klicken Sie auf die Suchleiste und starten Sie Ihre Eingabe. Sie können nach folgenden Parametern suchen:
    • Vorname
    • Nachname
    • Telefonnummer
    • Geburtsdatum
  • Sobald Sie Ihre Patient:in in der Ergebnisliste sehen, können Sie diese durch Anklicken auswählen
  • Die Patient:in wird nun, inklusive Informationen zu Geburtsdatum, Termin, etc. in einer gelben Box dargestellt
    • Falsche Auswahl?: Falls Sie versehentlich eine falsche Patienten-Auswahl getroffen haben, können Sie in der gelben Box oben rechts auf das Kreuz klicken. Die Auswahl wird somit zurückgesetzt.

Hinweis

Neben der Auswahl eines Termins im Terminkalender gibt es zwei weitere Einstiegspunkte, um mit der Erstellung eines Termins über die neue Terminkarte zu beginnen:

  • Suchleiste: Wählen Sie Patient:innen bereits in der Suchleiste aus und nutzen Sie den date & time_calendar-plus.png Termin-Button, ganz rechts in der Suchergebnis-Zeile
  • Patientenkarte: Wenn Sie eine Patientenkarteikarte öffnen, können Sie rechts die Funktion date & time_calendar-plus.pngTermin anlegen nutzen
Neue Patient:in erstellen

Wenn Sie einen Termin für einen neuen Patienten buchen möchten, müssen Sie diesen Patienten zunächst anlegen.

  1. Klicken Sie auf das gewünschte Zeitfenster, um einen Termin zu buchen und die Terminkarte zu öffnen
  2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche  user-plus.png Neue:n Patient:in anlegen unterhalb der Suchleiste
    1. Hinweis: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob diese:r Patient:in bereits existiert, können Sie den Namen in die Suchleiste eingeben. Existiert kein Datensatz, sehen Sie stattdessen ebenfalls die Option zum Hinzufügen neue:r Patient:innen
  3. Geben Sie die persönlichen Daten der Person ein
    1. Geschlecht
    2. Vor- und Nachname
    3. Geburtsdatum
    4. Versicherungsart
    5. Mobilfunknummer
      1. Bitte vergewissern Sie sich, dass sie ein gültiges Format hat. Wenn das Feld rot markiert ist und eine Fehlermeldung angezeigt wird, korrigieren Sie bitte die Telefonnummer.
    6. E-Mailadresse
      1. Bitte vergewissern Sie sich, dass sie ein gültiges Format hat. Wenn das Feld rot markiert ist und eine Fehlermeldung angezeigt wird, korrigieren Sie bitte die E-Mailadresse.
    7. Bitten Sie ihre Patient:innen zu bestätigen, dass Sie den Erhalt von SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen akzeptieren (dies wird stets empfohlen)
    8. Wenn alle Daten korrekt sind, klicken Sie auf Patient:in erstellen und fahren Sie mit der Terminbuchung fort.

Tipp: 

  • Während des Vorgangs können Sie auch in die Ansicht der Termindaten arrow-left.png zurückkehren. Die von Ihnen zuvor eingegebenen Daten bleiben erhalten, so dass Sie durch einen wiederholten Klick auf user-plus.png Neue:n Patient:in erstellen, mit dem Erstellen fortfahren können
  • Wenn Sie während des Vorgangs auf Weitere Optionen klicken, werden Sie zum regulären Vollbildschirm weitergeleitet. Die Daten, die Sie bereits eingegeben haben, werden beibehalten.

Bildschirmfoto 2023-11-27 um 16.51.52.pngBildschirmfoto 2023-11-27 um 16.53.13.png

Termindetails prüfen und anpassen

Die neue Terminkarten-Ansicht zeigt Ihnen das Datum sowie die Uhrzeit gemäß des von Ihnen angeklickten Zeitslots an.

Hinweis

Das Datum, die Uhrzeit und auch die Terminart des Termins müssen nicht unbedingt mit den Einstellungen der ausgewählten Sprechzeit übereinstimmen - Sie erhalten allerdings einen entsprechenden Warnhinweis, wenn es eine Abweichung gibt.

Sie können folgende Parameter und Termindetails über die Terminkarte anpassen.

  • Datum: Das zuvor angeklickte Datum
    • Um das Datum anzupassen klicken Sie entweder auf einen anderen Tag (in der Wochenansicht) oder nutzen Sie den Mini-Kalender in der Datumsangabe (funktioniert nur bei Daten innerhalb derselben Woche) 
  • Uhrzeit: Die ausgewählte Startzeit des Termins
    • Um die Startzeit des Termins anzupassen, wählen Sie bitte über das Drop-Down eine neue Uhrzeit
  • Dauer: dies entspricht der Behandlungsdauer der gewählten Terminart, gemäß der hierfür hinterlegten Einstellungen
    • Um die Dauer des Termins anzupassen, wählen Sie bitte über das Drop-Down eine neue Behandlungsdauer
    • Das geblockte Zeitfenster für den Termin, wird im Terminkalender blau dargestellt und ändert sich bei Anpassung der Behandlungsdauer
  • Kategorie:
    • Sofern Sie mit Kategorien für Terminarten arbeiten, können Sie hier die Kategorie auswählen, um nur bestimmte Terminarten angezeigt zu bekommen
  • Terminart: Für welche Terminart soll der Termin gebucht werden
    • Wählen Sie die gewünschte Terminart für diesen Termin - Bitte beachten Sie: Es können keine Kettentermine genutzt werden
  • Versicherungsart
    • Dies gibt die Versicherungsart der ausgewählten Patient:in an, sie haben die Möglichkeit dies über das Drop-Down Menü anzupassen
  • Terminkalender: Gibt den aktuell gewählten Terminkalender an
    • Sie können den Terminkalender anpassen: Voraussetzung hierfür ist, dass dieser über Ihre links über Filtereinstellungen ausgewählt und somit sichtbar ist 
  • Notiz
    • Sie können eine Notiz für diesen Termin bzw. zu dieser Patient:in hinterlegen
Speichern und Termin erstellen

Prüfen Sie abschließend alle gewählten Parameter auf deren Richtigkeit.

  1. Klicken Sie final auf Termin erstellen
Einschränkungen für die Verwendung der neuen Terminkarte

Es gibt verschiedene Gründe dafür, dass Ihnen die neue Terminkarte bei der Erstellung von Terminen nicht angezeigt wird. In diesem Fall wird die Terminkarte im Vollbildmodus angezeigt. Die möglichen Gründe finden Sie im Folgenden.

Hinweis

Hinweis für Teilnehmer:innen der Beta-Test-Phase: Sie werden den Funktionsschalter oben rechts nun nicht mehr sehen, dieser diente lediglich zu Testzwecken. Die neue Terminkarte ist nun voll integriert und kann nicht mehr abgeschaltet werden.

Nicht unterstützte Nutzer:innen

Für einige Nutzergruppen ist die Verwendung der neuen Terminkarte aufgrund der komplexen Anforderungen bei der Terminerstellung nicht geeignet und daher nicht verfügbar. Die folgenden Nutzergruppen sind davon betroffen. Bitte beachten Sie, wenn Sie keiner dieser Nutzergruppen angehören, aber dennoch die neue Terminkarte nicht sehen, wenden Sie sich bitte an unseren Produkt-Support:

  • Gynäkologen (DE)
  • Nutzer:innen aus betreuten Key Account Organisationen

Nicht unterstütze Aktionen

  • der Termin über die blaue Schaltfläche Termin buchen oben links erstellt wird
  • Wenn Sie die Funktion arrow-right.png Termin verschieben in der Terminkarte eines bestehenden Termins anwenden

 

Wie kann ich die neue Terminkarten-Ansicht schließen?

Falls Sie die Terminkarte versehentlich geöffnet haben oder den Erstellungsprozess abbrechen wollen, können Sie die Terminkarte ganz einfach wieder schließen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass alle bereits eingegebenen Informationen verloren gehen, sobald Sie die Terminkarte schließen.

Sie haben zwei Möglichkeiten die Terminkarte zu schließen:

Die Terminkarte regulär über die X-Schaltfläche schließen

Oben rechts in Ihrer Terminkarte befindet sich eine X-Schaltfläche. Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, werden Sie gebeten zu bestätigen, dass der Erstellungsprozess abgeschlossen wird und alle eingegebenen Daten verschwinden.

Bestätigen Sie diese Anfrage, um die Terminkarte zu schließen.

Bildschirmfoto 2023-11-27 um 16.55.42.png

Die Terminkarte durch einen Klick ausserhalb des Terminkalenders schließen

Sie können auch an einer anderen Stelle außerhalb des Terminkalenders klicken, z. B. in den weißen Rahmen auf der linken Seite oder oberhalb der Terminkalender-Ansicht. Wenn Sie bereits eine Patient:in ausgewählt haben, werden Sie gefragt, ob Sie den Vorgang wirklich abbrechen und alle eingegebenen Informationen löschen möchten.

Bestätigen Sie diese Warnmeldung, um die Terminkarte zu schließen.

 

Wie kann ich während der Terminerstellung den Terminkalender ändern?

Sie haben die Möglichkeit den Termin während des Erstellungsprozesses in einem anderen Terminkalender zu erstellen, als im zuvor ausgewählten. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

Hinweis

  • Bitte beachten Sie, wenn Sie den Termin während des Prozesses in einen anderen Terminkalender verschieben möchten, müssen beide Terminkalender in den Filtereinstellungen auf der linken Seite aktiviert und sichtbar sein
  • Sie benötigen entsprechende Zugriffsrechte, die Ihnen erlauben Termine in dem gewählten Terminkalender anzulegen
  • Sollte der gewählte Terminkalender oder die darin gewählte Sprechzeit die gewählte Terminart nicht unterstützen, erhalten Sie einen entsprechenden Warnhinweis
Terminkalender wechseln: Durch Anklicken eines Zeit-Slots im alternativen Terminkalender

Wenn Sie in Ihrer Terminkalender-Ansicht mindestens zwei Terminkalenderspalten nebeneinander sehen (Tages- oder Wochenansicht), können Sie ganz einfach eine Zeit-Slot im neuen Terminkalender auswählen, indem Sie diesen anklicken.

  • Die Positionierung der Terminkarte wird sich dementsprechend ändern
  • Die bereits eingegebenen Daten und Termindetails bleiben bestehen
Terminkalender wechseln: Durch Auswahl im Drop-Down Menü

Sie können den Terminkalender auch über das entsprechende Drop-Down Menü in der Terminkarte anpassen. Auch hierzu muss der Ziel-Terminkalender links im Filter ausgewählt und sichtbar sein.

  1. Klicken Sie auf das Drop-Down Menü, welches den Namen des aktuellen Terminkalenders zeigt
  2. Wählen Sie einen der, aktuell per Filter ausgewählten, Terminkalender
  3. Die Informationen und Daten werden übernommen, sie können anschließend wie üblich fortfahren

 

Wie kann ich während der Terminerstellung Datum & Uhrzeit ändern?

Das zuvor angeklickte Datum sowie die Uhrzeit, können Sie nachträglich anpassen. Hierzu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Datum & Uhrzeit ändern: Durch Anklicken eines neuen Zeit-Slots

Während des Erstellungsprozesses eines Termins können Sie das Datum und/oder die Uhrzeit ändern, indem Sie einfach auf einen anderen Zeit-Slot klicken. Dies funktioniert in der Tages- und Wochenansicht, die Position der Terminkarte ändert sich entsprechend.

Bitte überprüfen Sie immer das neue Datum und/oder die Uhrzeit, um sicherzugehen, dass es sich um die richtige Auswahl handelt. Um die Auswahl so genau wie möglich zu treffen, empfehlen wir Ihnen die zweite Option.

Datum & Uhrzeit ändern: Durch Anpassen der Drop-Downs

Während die Terminkarte geöffnet ist, können Sie auch das Datum und/oder das Zeitfenster ändern, indem Sie die entsprechenden Drop-Downs anpassen.

Um das Datum anzupassen

  1. Klicken Sie auf das aktuell gewählte Datum und wählen Sie im Mini-Kalender den neuen Tag aus.
    1. Hinweis: Sofern der gewählte Tag nicht in der selben Woche liegt, wird die Terminkarte geschlossen und die Terminkalender-Ansicht wechselt in die gewählte Woche. Bereits eingegebene Daten werden hierbei nicht übernommen - auf diesem Wege stellen Sie sicher, Doppelbuchungen zu vermeiden

Um die Uhrzeit anzupassen

  1. Klicken Sie das mittlere Drop-Down Menü an
  2. Scrollen Sie in der Auswahl nach unten, bis zur gewünschten Uhrzeit

 

Wie kann Ich weitere Informationen angeben (Warteliste, Abrechnungsdetails, etc.)

Wenn Sie weitere Details und Informationen notieren möchten, müssen Sie zur normalen Vollbildansicht wechseln. Die Informationen eines bereits ausgewählten Patienten bleiben in der Vollbildansicht erhalten.

In der Terminkarte ist es nicht möglich, auf diverse zusätzliche Felder und weiterführende Funktionen des Terminerstellungsprozesses zuzugreifen. Daher müssen Sie unten rechts im Modal auf Weitere Optionen klicken:

  • Aktivierung der Warteliste
  • Wiederholung des Termins
  • Überweisende Ärzt:in/Therapeut:in
  • Abrechnungsinformationen
  • weitere

Hinweis

Sobald Sie einmal in die Vollbildansicht gewechselt sind, ist es nicht möglich in die neue Terminkarten-Ansicht zurückzukehren.

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