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Besuchserinnerungen erstellen & bearbeiten (Recall)

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Inhalt

  1. Generalisierte Besuchserinnerung
  2. Individuelle Besuchserinnerung
  3. Patient möchte keine Besuchserinnerungen erhalten
  4. Patienten Follow-up mit dem Benachrichtigungszentrum

 

1. Generalisierte Besuchserinnerung

Falls Patienten regelmäßig eine Besuchserinnerung für einen Arztbesuch benötigen (z. B. halbjährlich zur Kontrolluntersuchung), haben Sie die Möglichkeit, diese schnell und einfach zu erstellen. Diese generalisierten Besuchserinnerungen erhalten alle Patienten, die zu der von Ihnen festgelegten Patientengruppe gehören. Ihre Patienten erhalten per E-Mail und / oder SMS (wenn Mobilnummer + E-Mail-Adresse hinterlegt sind, erhalten Patienten E-Mail + SMS) zu einem festgelegten Zeitpunkt eine Benachrichtigung, mit der Bitte, einen neuen Termin zu vereinbaren. Zudem können Sie auch für einzelne Patienten eine individuelle Besuchserinnerung erstellen. Beide Arten der Besuchserinnerungen werden in den folgenden Abschnitten näher erklärt.

Wichtig: Diese Funktion wird nur angeboten, wenn für den jeweiligen Patienten eine E-Mail-Adresse und/ oder Handynummer hinterlegt wurde.

1. Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts, dann auf Einstellungen.

 

 

2. Klicken Sie nun auf Hinweise & Regeln.

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3. Klicken Sie auf Besuchserinnerungen (1) hier werden bereits vorhandene Erinnerungen angezeigt, klicken Sie auf eine Regeln hinzufügen (2), um eine Erinnerung zu erstellen.

besuchserinnerungen.png

 

4. Vervollständigen Sie nun die Details der Besuchserinnerung, indem Sie die folgenden Daten ausfüllen: Zeitspanne nach dem vorangegangenen Termin (1), Patientengruppe (2) und Besuchsgrund  des letzten Termines (3). Entscheiden Sie zum Schluss, für welchen Besuchsgrund der Patient zur Terminbuchung aufgefordert werden soll (4)

Möchten Sie auch die Patienten, welche in den letzten sechs Monaten bei Ihnen in der Praxis waren, miteinbeziehen, aktivieren Sie diese Funktion mittels Häkchen (5).  

ACHTUNG: die Besuchserinnerungen an diese Patienten werden dann gesammelt mit der Aktivierung des Recalls versandt.

Vergessen Sie nicht, die Einstellungen zu bestätigen. (7)

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2. Individuelle Besuchserinnerung

1. Einzelnen Patienten Recalls senden
Öffnen Sie zuerst die Terminkarte und wählen Sie rechts Recall vereinbaren (1), wählen Sie die Zeitspanne zwischen dem Termin und der Erinnerung (2). Mittels Recall vereinbaren (3) stellen Sie die Erinnerung ein. Der Patient wird zum von Ihnen angegebenen Zeitpunkt aufgefordert einen neuen Termin zu vereinbaren. 

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2. Recalls löschen

Wurde der Recall noch nicht versandt, kann er im Feld Recall vereinbaren noch gelöscht werden.

l_schen.png

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3. Patient möchte keine Besuchserinnerungen erhalten

Falls Ihre Patienten keine SMS oder E-Mails von Ihnen erhalten möchten, kann dieser Service vollkommen ausgestellt werden. Vom Termin gelangen Sie zur Patientenkarte oder der von Ihnen gewünschte Patient kann auch in der Suchleiste über dem Terminkalender gefunden werden. Wir empfehlen, die Patienteneinwilligung während des Willkommenprozess einzuholen und dann in der Patientenkarte einzutragen.

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Ganz unten auf der Patientenkarte unter Kontakt finden Sie die Funktion Versand von SMS & E-Mails für Recalls deaktivieren.  Deaktivieren Sie diese Funktion, erhalten Ihre Patienten keine Recall Nachricht, aber trotzdem noch Terminerinnerungen. Haben Patienten einen oder mehrere Termine bei Ihnen in der Praxis online gebucht, ist diese Funktion nicht verfügbar. Sie müssen in diesem Fall der Anleitung unter 2.3. folgen.

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4. Patienten Follow-up mit dem Benachrichtigungszentrum

Um einen positiven Beitrag zur Verbesserung der Gesundheit der Patienten zu leisten, können Patienten die entweder kein Recall erhalten haben oder die nach dem Recall keinen neuen Termin vereinbart haben dank des Benachrichtigungszentrums wieder angerufen werden.

 

4.1 Nicht informierte Patienten

Recall_Benachrichtigungszentrum.png

 

Besuchserinnerung wird als neue Art in dem Benachrichtigungszentrum filterbar (1) sein. Nicht informierte Patienten, die bei Art "Besuchserinnerung" stehen haben, sind Patienten, die keinen Recall erhalten haben, da sie keine E-Mail Adresse und keine Mobiltelefonnummer haben. Sobald die Recalls verschickt wurden, erscheinen die Patienten in der Liste. Verschiedene Aktionen können dann durchgeführt werden (2): Entweder "Als Benachrichtigt markieren" oder "Löschen", aber vor allem "Termin vereinbaren".  Dank der Spalte "Neuer Termin" (3) und "Patient" (4) können die Nutzer Patienten mit der relevanten Informationen anrufen, um dann einen neuen Termin zu vereinbaren, sofern der Patient einverstanden ist.

 

4.2 Informierte Patienten

Falls Patienten eine E-Mail Adresse und eine Mobiltelefonnummer haben, aber trotzdem keinen neuen Termin vereinbart haben, werden sie als "informierte Patienten" mit der Art "Besuchserinnerung" 10 Tage nach dem Recall erscheinen. Sie können dann dank der Aktionen erneut kontaktiert werden.

 

Gut zu wissen: 

  • Pro "Ausgangsbesuchsgrund" kann nur eine Regel für eine Besuchserinnerung erstellt werden. Beispiel: Alle Patienten sollen 6 Monate nach der letzten Kontrolluntersuchung eine Erinnerung zur Kontrolluntersuchung erhalten. Man kann keine weitere Regel einstellen, die etwa besagt, dass alle Patienten 6 Monate nach der letzten Kontrolluntersuchung eine Erinnerung zur Prophylaxe bekommen sollen.
  • Möchten Sie eine Regel anpassen, müssen Sie die vorhandene löschen und eine neue erstellen.
  • Regeln für Besuchserinnerungen können nur mit normierten Besuchsgründen die für Recalls geeignet sind (das heißt, Vorsorge- und Kontrolltermine) erstellt werden.
  • In Ihrer Statistik können Sie sehen wie viele Besuchserinnerungen erstellt und dann auch wirklich versendet wurden. Zudem sehen sie wie viele Besuchserinnerungen zu einer Terminvereinbarung geführt haben.
  • Recalls von den letzten 3 Monaten werden in dem Benachrichtigungszentrum erscheinen.

 

SMS Text:

Guten Tag, 
Ihr letzter Termin bei (Name Doktor) ist bereits (x Monate) her. Wie gewünscht, laden wir Sie herzlich dazu ein, einen neuen Termin vor Ort zu vereinbaren. Sie erreichen die Praxis dazu telefonisch unter (Telefonnummer der Praxis), per bequemer Online-Buchung auf www.doctolib.de oder über die Schaltfläche "Neuen Termin vereinbaren."  

 

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